6.1. Het bestek

6.2. Algemene structuur van het bestek

De algemene structuur van het bestek is niet wettelijk geregeld. Dit heeft tot gevolg dat de verdeling van het bestek in hoofdstukken in de praktijk op uiteenlopende manieren gebeurt.

In de standaardteksten en modelbestekken van MOW kunnen in de meeste gevallen 5 grote onderdelen worden onderscheiden:

• De algemene bepalingen.

Dit onderdeel omvat onder meer de identificatie van de aanbestedende overheid, een korte omschrijving van de opdracht, de gekozen plaatsings­ procedure en de eventuele afwijkingen van de uitvoeringsregels uit het KB Uitvoering 2017_{54 Zie punt 6.5.2.}.

• De bepalingen inzake de plaatsing van de overheidsopdracht.

Het gaat hier om administratief-­juridische bepalingen die geïnteresseerde ondernemingen moet toelaten om te achterhalen op welke wijze de overheidsopdracht geplaatst zal worden. In de praktijk wordt voor de opbouw van dit hoofdstuk vaak de structuur gevolgd van de Overheids­ opdrachtenwet 2016 en het KB Plaatsing 2017.

Dit onderdeel omvat onder meer de selectie­ en gunningscriteria, de wijze van prijsopgave, de wijze waarop offertes mogen worden ingediend, de plaats en het tijdstip voor indiening van de offertes en de toepasselijke verbintenistermijn.

• De bepalingen inzake de uitvoering van de overheidsopdracht.

Het gaat hier om de administratief­-juridische bepalingen die de uitvoering van de overheidsopdracht beheersen. Voor de opbouw van dit hoofdstuk wordt vaak de structuur van het KB Uitvoering 2017 gevolgd.

In dit onderdeel dient met name onder meer informatie te worden meegedeeld over de borgtocht, de betalingsmodaliteiten, de prijs­herziening, de straffen en boetes, de keuringen en de opleveringen.

• De technische-­inhoudelijke bepalingen.

Dit onderdeel vermeldt op gedetailleerde wijze de technische specificaties en normen waaraan de uitvoering van de overheidsopdracht onderworpen is. Onder de technische specificaties vallen de technische voorschriften die de vereiste kenmerken omschrijven van de te gebruiken methode of materialen of van de te presteren diensten. Technische normen zijn technische specificaties met een permanent karakter die door een erkende normaliseringsinstelling zijn goedgekeurd. In principe zijn Europese normen, goedkeuringen en specificaties van toepassing.

• Het offerteformulier en de samenvattende opmeting of inventaris.

Het ‘offerteformulier’ is de formele verbintenis van de inschrijver om de overheidsopdracht waarvoor hij heeft ingeschreven uit te voeren in overeenstemming met de voorwaarden van het bestek en voor het totaalbedrag zoals dat is vastgesteld in de samenvattende opmeting of inventaris.

Het bestek bevat vaak een samenvattende opmeting (in geval van overheidsopdrachten voor werken) of inventaris (bij overheidsopdrachten voor leveringen of diensten). Het betreft een tabel die een overzicht geeft van de uit te voeren werken, leveringen of diensten, onderverdeeld in een aantal posten waarvoor de aanbestedende overheid forfaitaire of vermoedelijke hoeveelheden vooropstelt. De inschrijvers dienen in deze tabellen hun prijzen te vermelden.

In onderstaande hoofdstukken zal stap voor stap worden besproken welke elementen de aanbestedende overheid in het bestek dient te vermelden. Hierbij wordt de structuur gevolgd van de standaardbestekken en modelbestekken die gehanteerd worden binnen MOW.

6.3. Algemene bepalingen

.

6.3.1. De aanbestedende overheid

In dit onderdeel van  het  bestek  wordt  de  informatie  verschaft  over  de aanbestedende overheid. Deze informatie laat de geïnteresseerde  ondernemingen enerzijds toe te weten met wie men, als men gekozen wordt, zal contracteren en anderzijds weet men bij wie men tijdens de plaatsingsprocedure terecht kan om vragen te stellen over het bestek₅₅ Zie hoofdstuk 8.4..

Het bestek bevat verder een standaardbepaling inzake de aflevering  van deurwaardersexploten, die respectievelijk aan de Kanselarij van de Vlaamse Regering moeten worden gestuurd voor alle aanbestedende overheden van het Ministerie en aan de maatschappelijke zetel voor de extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s). Dit om te vermijden dat vorderingen onontvankelijk worden ingesteld. De overige communicatie moet worden verstuurd aan de aanbestedende overheid (of nog “de administratieve entiteit die belast is met de opvolging van de opdracht”).

Onder dit punt moeten ook de medecontractanten worden vermeld. Het begrip “medecontractanten” dekt meerdere ladingen. Het kan hier gaan om de medefinanciers in het kader van een occasionele gezamenlijke opdracht₅₆ Artikel 48 Overheidsopdrachtenwet 2016., maar ook om aanbestedende overheden die in het kader  van een aankoopcentrale prestaties wensen af te nemen van een overheidsopdracht of raamovereenkomst die door een andere aan­ bestedende overheid werd geplaatst₅₇ Artikel 2, 6°, Overheidsopdrachtenwet 2016..

De vermelding van de medecontractanten laat de inschrijvers toe een correct beeld te vormen inzake de omvang van de overheidsopdracht en is dan ook relevant in het kader van vaststaande rechtspraak van het Hof van Justitie die zich ertegen verzet dat de overheidsopdracht tijdens de uitvoeringsfase (wezenlijk) wordt uitgebreid met opdrachtgevers die aanvankelijk niet als medecontractanten waren vermeld.

De vermelding van de medecontractanten hoeft, zeker bij een raam­ overeenkomst, niet nominatief alle afnemende entiteiten te vermelden. Een meer algemene omschrijving kan volstaan, althans indien deze omschrijving richting de inschrijvers toe een voldoende duidelijk beeld biedt inzake de scope van de overheidsopdracht. Vage omschrijvingen volstaan echter niet.

Voorbeeld:
wel: “alle intern en extern verzelfstandigde agentschappen van het Beleidsdomein MOW”
niet: “alle entiteiten van de Vlaamse Overheid”

6.3.2. De identificatie van de overheidsopdracht

Onder deze titel wordt in eerste instantie een korte omschrijving opgenomen van wat de aanbestedende overheid wenst te bereiken in de uitvoering van de overheidsopdracht. Doorgaans worden hier ook de CPV­-codes vermeld.

CPV staat voor “Common Procurement Vocabulary” en is een internationaal classificatiesysteem voor alle soorten overheidsopdrachten  voor  werken, leveringen en diensten. Door aan elke overheidsopdracht de CPV­-code (bestaande uit 9 cijfers) te koppelen die het nauwst bij de overheidsopdracht aansluit, worden taalbarrières vermeden en kunnen ook buitenlandse ondernemingen makkelijker deelnemen aan overheids­ opdrachten van MOW. Als geen enkele CPV-­code volledig geschikt lijkt of als de opdracht meerdere ladingen dekt, mogen meerdere codes worden gebruikt₅₈ Zie de Europese Commissie, Overheidsopdrachten in de Europese Unie, Gids bij de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV), p. 10..

Let op:
(1) de CPV-code is in eerste instantie van belang als vermelding in de aankondiging. Een bijkomende vermelding in het bestek is echter aan te raden;
(2) de CPV-code heeft uiteraard geen nut bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

6.3.3. De toepasselijke bepalingen

In het bestek wordt meestal ook een lijst opgenomen van de wettelijke  en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op de beschouwde overheidsopdracht. Het betreft hier in eerste instantie de wetgeving overheidsopdrachten in de strikte betekenis van het woord, met name  de Overheidsopdrachtenwet 2016 en de twee uitvoeringsbesluiten (KB Plaatsing 2017 en KB Uitvoering 2017). In tweede instantie worden hier ook het toepasselijke standaardbestek en meestal ook een hele reeks van omzendbrieven en dienstorders vermeld.

Let op: een dienstorder of een omzendbrief heeft in principe geen bindende kracht ten opzichte van de opdrachtnemer. Het is dan ook aangewezen de omzendbrief of dienstorder een contractueel karakter te geven door deze uitdrukkelijk te vermelden in het bestek of nog beter, door de relevante passages uit de omzendbrief of dienstorder woordelijk over te nemen in het bestek. Als niet wordt geopteerd voor een woordelijke opname van de bepalingen uit een omzendbrief of dienstorder, dient wel steeds de vindplaats van de tekst te worden vermeld zodat de inschrijvers de inhoud ervan op voorhand kunnen nagaan.

6.3.4. De overige bepalingen

Bij de algemene bepalingen wordt normaliter ook de duur van de overeenkomst vermeld. Inzake de duur van de overheidsopdracht is de vuistregel dat de aanbestedende overheid op regelmatige basis de markt moet raadplegen (zie punt 2.1.2.1.). In principe is een overheidsopdracht voor onbepaalde duur dan ook uitgesloten. Vraag is uiteraard wat moet worden verstaan onder “op regelmatige basis”? De wetgever lijkt hier te zijn uitgegaan van een maximale duur van vier jaar.₅₉ Artikelen 43, §2, tweede lid, en 57, tweede lid, Overheidsopdrachtenwet 2016.    Let wel, het gaat hier om een principiële en geen absolute regel. Indien de bouw van een sluis bijvoorbeeld wordt geraamd op 6 jaar kan deze overheidsopdracht perfect in één beweging worden aanbesteed. De principiële beperking tot 4 jaar lijkt dan ook eerder bedoeld voor overheidsopdrachten die een bundeling zijn van terugkerende prestaties, waarbij met een raamovereenkomst of een overheidsopdracht met verlengingen wordt gewerkt. Vooral bij deze opdrachten lijkt een regelmatige raadpleging van de markt aangewezen.

Onder dit puntje van het bestek dient ook de mogelijkheid tot verlenging of herhaling van de overheidsopdracht te worden vermeld.

Specifiek inzake de verlenging, dienen de modaliteiten van de verlenging in het bestek te worden opgenomen. In concreto wordt het onderscheid gemaakt tussen een stilzwijgende verlenging en een uitdrukkelijke verlenging. In het eerste geval loopt de overheidsopdracht gewoon verder tenzij de aanbestedende overheid beslist ermee te stoppen. In het tweede geval stopt de overheidsopdracht na de initiële periode tenzij de aanbestedende overheid beslist de overheidsopdracht te verlengen.

Let op: de beslissing inzake het al dan niet stopzetten of verlengen van de overheidsopdracht, betreft een eenzijdige keuze van de aanbestedende overheid. De inschrijvers hebben zich immers door het indienen van hun offerte impliciet akkoord verklaard met het idee dat de overheidsopdracht langer kan doorlopen dan de initiële periode en kunnen tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht niet op dit akkoord terugkomen. Er wordt dan ook expliciet afgeraden in het bestek de verlenging afhankelijk te maken van het voorafgaandelijke akkoord van de opdrachtnemer.

6.4. Bepalingen inzake de plaatsing van de overheidsopdracht

.

6.4.1. Regels betreffende de communicatiemiddelen

₆₀ Artikel 14 Overheidsopdrachtenwet 2016.

Tijdens het onderzoek van de offerte zullen er in bepaalde gevallen contacten zijn tussen de aanbestedende overheid en één of meerdere inschrijvers. Denk maar aan de vragen tot toelichting van de prijzen of kosten_{61 Artikel 35 KB Plaatsing 2017.} of vragen tot verduidelijking of aanvulling van de offerte₆₂ Artikel 34, §2, tweede lid, KB Plaatsing 2017..

In artikel 14 van de Overheidsopdrachtenwet 2016 wordt voorzien dat alle communicatie tussen de aanbestedende overheid en de inschrijvers tijdens de plaatsingsfase in principe elektronisch verloopt. De inschrijvers moeten hier niet uitdrukkelijk mee instemmen.

Daarnaast zijn er in het voormelde artikel nog uitzonderingen voorzien waarbij het gebruik van elektronische communicatiemiddelen niet verplicht is (bijv. fysieke of schaalmodellen die moeten ingediend worden) maar hierbij dient, voor overheidsopdrachten boven de Europese drempels, de motivering opgenomen te worden in het administratief dossier₆₃ Artikel 164, §1, Overheidsopdrachtenwet 2016..

Om deze contacten vlot te laten verlopen, kan de aanbestedende overheid in het bestek het e­mailadres aangeven, waarop de inschrijver de gevraagde informatie kan bezorgen.

6.4.2. De plaatsingsprocedure

In dit onderdeel dient de aanbestedende overheid de gekozen plaatsings­procedure (zie hoofdstuk 5) aan te geven. Indien gebruik wordt gemaakt van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking of een mededingingsprocedure met onderhandeling wordt aangeraden ook de juridische grondslag te vermelden. Gegeven dat het gebruik van dergelijke procedures steeds de uitzondering moet blijven, dient in het administratief dossier ook een gemotiveerde beslissing aanwezig te zijn waarin de motieven voor het gebruik van de gekozen plaatsingsprocedure werden opgenomen.₆₄ Artikel 4 Wet Rechtsbescherming.

Let op: een raamovereenkomst is geen afzonderlijke plaatsingsprocedure. De aanbestedende overheid zal dus ook hier de keuze moeten maken tussen een algemene procedure (openbaar of niet-openbaar) of, indien de toepassingsvoorwaarden zijn vervuld, van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, een mededingingsprocedure met onderhandeling of een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

6.4.3. De raamovereenkomst

De raamovereenkomst (soms ook "bestellingsopdracht" of "open opdracht" genoemd) is een bundeling van kleine "overheidsopdrachten" (courant voorkomende prestaties) die gezamenlijk aanbesteed worden, maar waarvan de omvang en/of de uitvoering op het moment van gunning van de raamovereenkomst nog niet vaststaat.

Een raamovereenkomst kan nuttig zijn voor elk type overheidsopdracht:

• Typische leveringsopdrachten (zoals papier, computers, bedrijfswagens…);
• Bepaalde overheidsopdrachten voor werken (zoals wegenonderhoud);
• Zelfs dienstopdrachten (zoals groenonderhoud, communicatieopdrachten, opdrachten voor veiligheidscoördinatie, behandeling van juridische geschillen…).

Let wel, de omvang van de bestellingen tijdens de looptijd van de raamovereenkomst (in principe maximaal vier jaar), is niet onbeperkt. Een maximale geraamde waarde van alle bestellingen, en/of het maximale aantal bestellingen die binnen de raamovereenkomst zullen worden geplaatst moet in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst worden vermeld. Het werkelijk aantal bestellingen, of de totale waarde van alle bestellingen mag in principe dit vastgelegde maximum niet overschrijden.

Een raamovereenkomst biedt een aantal voordelen ten opzichte van een klassieke overheidsopdracht.

In de eerste plaats laat een raamovereenkomst toe om samen te werken met meerdere opdrachtnemers. In dergelijk geval zal de plaatsing in  twee stappen verlopen. In een eerste stap wordt de overkoepelende raamovereenkomst gegund en in een tweede stap worden de concrete opdrachten (of bestellingen) gegund aan één van de overblijvende opdrachtnemers.

Voor de plaatsing van de concrete opdrachten zijn er, in geval van een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers, twee mogelijkheden. Ofwel kan de plaatsing in het bestek zijn beschreven, bijvoorbeeld via een beurtrolsysteem. Ofwel worden de overblijvende opdrachtnemers via een soort van procedure zonder bekendmaking (de zogenaamde ‘minicompetitie’) uitgenodigd een offerte in te dienen. De concrete opdracht zal vervolgens worden gegund aan de opdrachtnemer met de meest voordelige offerte.

Bij de plaatsing van de concrete opdrachten mag de aanbestedende overheid andere gunningscriteria gebruiken  dan  de  criteria  die  werden aangewend voor de plaatsing van de raamovereenkomst. Deze gunningscriteria dienen echter in het bestek van de bovenliggende raamovereenkomst te zijn bepaald. De gunningscriteria en andere besteksvoorwaarden die in het bestek werden voorzien, mogen niet wezenlijk worden gewijzigd.

Doordat bij de plaatsing van de concrete opdrachten de mededinging opnieuw kan spelen, laat het gebruik van een raamovereenkomst toe dat tijdens de uitvoering ervan betere producten en/of scherpere voorwaarden worden aangeboden. Zeker in snel evoluerende sectoren kan een raamovereenkomst dan ook bijzonder nuttig zijn.

Voorbeeld: een overheidsopdracht voor de levering van smartphones. Bij de raamovereenkomst worden de drie beste inschrijvers gekozen op basis van hun meest recente toestel. Bij de plaatsing van de concrete opdracht kan worden toegelaten dat men het initieel aangeboden toestel mag vervangen door een recenter model.

6.4.4. Technische specificaties en normen

Inzake de technische specificaties beschikt de aanbestedende overheid eigenlijk over twee mogelijkheden: ofwel wordt verwezen naar een bepaalde norm ofwel worden de technische specificaties gevat in prestatie­ eisen of functionele eisen:

• Een norm: deze term kan worden gedefinieerd als een technische specificatie waarvan de deugdelijkheid is bewezen en werd bevestigd door een officiële instelling.
• Een prestatie-­eis of een functionele eis: dit is een technische specificatie waarbij de aanbestedende overheid omschrijft welke resultaten een bepaald product moet behalen of welke functies het bewuste product moet kunnen vervullen

De keuze voor een norm  dan wel een prestatie-­eis of een functionele eis behoort tot de discretionaire bevoegdheden van de aanbestedende overheid.

Deze keuze zal onder meer afhankelijk zijn van het al dan niet beschikbaar zijn van een geschikte norm alsook van het voorwerp van de overheidsopdracht. Zo neemt de goedkeuring van een bepaalde norm heel wat tijd in beslag, wat het gebruik van normen bemoeilijkt in sectoren die aan een snelle technologische evolutie onderhevig zijn.

Als wordt geopteerd voor een norm, heeft de wetgever voorzien in een cascadesysteem. Helemaal bovenaan staan de nationale normen die de omzetting vormen van een Europese norm (“NBN EN…”). Vervolgens komen de Europese technische beoordelingen, de gemeenschappelijke technische specificaties, internationale normen en andere door Europese normalisatie­ instellingen opgestelde technische referentiesystemen. Enkel bij ontstentenis van Europese of internationale normen of specificaties mag worden verwezen naar een puur interne (Belgische) norm. Elke verwijzing naar een norm, zelfs een verwijzing naar een NBN EN­-norm, moet worden vergezeld van de woorden “of gelijkwaardig”. Het is steeds de inschrijver die de gelijkwaardigheid moet bewijzen en het komt de aanbestedende overheid toe het al dan niet gelijkwaardig karakter te beoordelen.

Als wordt geopteerd voor een prestatie-­eis of een functionele eis dienen deze eisen zo nauwkeurig mogelijk te worden omschreven zodat de inschrijvers het voorwerp van de overheidsopdracht kunnen bepalen en zodat de aanbestedende overheid een correcte toetsing van de offertes aan de eisen kan doorvoeren.

Bij de omschrijving van de technische specificaties mag in principe niet worden verwezen naar een bepaald merk, een bepaalde herkomst, een bepaalde productie enz. Dergelijke bepalingen doen  immers  afbreuk aan de gelijkheid der inschrijvers. Dergelijke vermelding is bij wijze van uitzondering enkel toegestaan wanneer er anders geen voldoende nauw­ keurig en begrijpelijke omschrijving van het voorwerp van de overheidsopdracht mogelijk zou zijn en indien dit door het voorwerp van de overheidsopdracht is gerechtvaardigd. Ook in dergelijk geval moet de vermelding worden aangevuld met de woorden “of gelijkwaardig”. In geen geval mag men de technische specificaties dermate omschrijven dat er slechts één opdrachtnemer in aanmerking komt.

Voorbeeld: bij een overheidsopdracht voor het aanbrengen van thermoplastische markeringen mag men geen bepaald merk eisen, maar mag men evenmin dit verbod omzeilen door een aantal technische kenmerken van dit merk over te nemen in het bestek, bijvoorbeeld door een dikte te eisen van 5,13 mm. Dit laatste kan enkel indien dit redelijk te verantwoorden is en met andere woorden kan worden aangetoond dat dunnere en dikkere markeringen aanmerkelijk slechter zijn.

6.4.5. Varianten

Een variant kan worden omschreven als een alternatieve uitvoeringswijze die betrekking heeft op het geheel of op een essentieel onderdeel van de overheidsopdracht.

Voorbeeld: bij de aankoop van een voertuig wordt als basisoplossing een uitvoering met een benzinemotor gevraagd en als variant een uitvoering met een dieselmotor.

In de wetgeving worden drie types van varianten omschreven:

1) de vereiste variant.

Zoals de term al aangeeft, dient de inschrijver in dergelijk geval sowieso een voorstel in te dienen voor de variant. De aanbestedende overheid dient in de aankondiging te vermelden of zij varianten vereist. In het bestek moet enerzijds het voorwerp, de aard en de draagwijdte van de variant worden omschreven en moet anderzijds ook worden aangegeven of een voorstel voor de basisoplossing moet worden ingediend. Het werken met vereiste varianten is mogelijk bij elke plaatsingsprocedure, ongeacht de gunningscriteria.

2) de toegestane variant.

In dit geval heeft de inschrijver de keuze of hij al dan niet een voorstel wenst in te dienen voor de variant. Ook hier dient de aanbestedende overheid in de aankondiging te vermelden of zij varianten toestaat. Zonder een dergelijke vermelding zijn geen varianten toegestaan. In het bestek moet enerzijds het voorwerp, de aard en de draagwijdte van de variant worden omschreven en moet anderzijds ook worden aangegeven of een voorstel van de basisoplossing moet worden ingediend. Het werken met toegestane varianten is mogelijk bij elke plaatsingsprocedure, ongeacht de gunningscriteria.

3) de vrije variant.

Dit is een variant die vrijelijk door de inschrijvers kan worden aangeboden. Het werken met vrije varianten is mogelijk bij elke plaatsingsprocedure, ongeacht de gunningscriteria. Het indienen van een vrije variant is,  in tegenstelling tot de vereiste en toegestane varianten, echter enkel mogelijk bij overheidsopdrachten onder de Europese drempels en dit op voorwaarde dat het indienen van vrije varianten niet uitdrukkelijk werd verboden in het bestek.

Voor de vrije varianten is er  geen  verplichting  tot  het  vermelden van de minimumeisen waaraan deze moeten voldoen en moeten er evenmin bepalingen worden opgenomen inzake de wijze van indiening. Het ontbreken van minimale voorwaarden kan evenwel tot ernstige moeilijkheden leiden bij de vergelijking van de offertes. Zowel de basisoplossingen als de verschillende varianten, inclusief de vrije varianten die de aanbestedende overheid in aanmerking neemt, dienen immers in één enkele rangschikking te worden opgenomen. Vandaar dat wordt aangeraden het indienen van vrije varianten uitdrukkelijk te verbieden.

6.4.6. Opties

Een optie is te omschrijven als een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overheidsopdracht.

Voorbeeld: de aankoop van een voertuig met lederen zetels in plaats van de basisuitvoering met stoffen zetels.

Aangezien een optie steeds een bijkomend element is, kan een optie nooit apart worden ingediend, maar maakt het aanbod voor de optie steeds een afzonderlijk deel uit van een (basis)offerte of een variant.

In de wetgeving worden drie types van opties omschreven:

1) De vereiste optie.

Zoals de term al aangeeft, dient de inschrijver in dergelijk geval een voorstel voor de optie aan te bieden. De aanbestedende overheid dient in de aankondiging aan te geven of zij opties vereist en in het bestek moeten de minimumeisen waaraan deze opties moeten voldoen, alsook de eisen inzake de wijze van indiening, worden omschreven. Een verplichte optie is mogelijk bij elke plaatsingsprocedure.

2) De toegestane optie.

Zoals de term al aangeeft, dient de inschrijver niet noodzakelijk een voorstel voor de optie aan te bieden. De aanbestedende overheid dient ook hier in de aankondiging aan te geven of ze opties toestaat en in het bestek moeten de minimumeisen waaraan deze opties moeten voldoen, alsook de eisen inzake de wijze van indiening, worden onderschreven. Een toegestane optie is evenzeer mogelijk bij elke plaatsingsprocedure.

3) De vrije optie.

Dit is een optie die vrijelijk door de inschrijvers kan worden aangeboden. Net zoals de vrije variant, is een vrije optie enkel mogelijk voor overheidsopdrachten onder de Europese drempels en dit op voorwaarde dat het indienen van vrije opties niet uitdrukkelijk werd verboden in het bestek. Een vrije optie is – theoretisch gezien – mogelijk bij elke plaatsingsprocedure. Aangezien een inschrijver in dergelijk geval geen meerprijs of een andere tegenprestatie aan deze optie mag verbinden, zal in de praktijk een vrije optie zelden of nooit voorkomen bij een overheidsopdracht die enkel op grond van de prijs of de kosten wordt geplaatst. Voor de vrije opties is er geen verplichting tot het vermelden van de minimumeisen waaraan deze moeten voldoen.

6.4.7. Vaste en voorwaardelijke gedeelten

Als de uitvoering van een bepaald gedeelte van de overheidsopdracht om bepaalde redenen onzeker is bij het uitschrijven van de overheidsopdracht, kan de aanbestedende overheid de overheidsopdracht opdelen in één of meerdere vaste en één of meerdere voorwaardelijke gedeelten (soms ook “deelcontracten” genoemd).

Voorbeeld: onzekerheid over budget van het tweede en de daaropvolgende jaren van een overheidsopdracht; de uitvoering van de werken is afhankelijk van het resultaat van een voorafgaande studie; ...

In tegenstelling tot een overheidsopdracht in percelen dient een inschrijver in geval van vaste en voorwaardelijke gedeelten steeds een offerte in te dienen voor de volledige overheidsopdracht en dienen alle vaste gedeelten en voorwaardelijke gedeelten ook aan dezelfde inschrijver te worden gegund. Aangezien de vaste en voorwaardelijke gedeelten in de fase van de plaatsing als één geheel moeten worden behandeld, is het aldus evenmin mogelijk het vaste gedeelte wel te gunnen en een voorwaardelijk gedeelte stop te zetten en te heraanbesteden. Bijgevolg wordt dan ook aangeraden zowel de vaste als de voorwaardelijke gedeelten mee te nemen bij de toetsing aan de gunningcriteria.

De techniek van  de  vaste  en  voorwaardelijke  gedeelten  heeft  voor  de aanbestedende overheid als voordeel dat ze bij de sluiting van de overheidsopdracht enkel gebonden is voor het vaste gedeelte. De gekozen inschrijver is daarentegen voor het geheel (vaste en voorwaardelijke gedeelten) gebonden.

De uitvoering van de voorwaardelijke gedeelten zal evenwel pas kunnen aanvatten nadat de aanbestedende overheid daartoe een uitdrukkelijke beslissing heeft genomen en die beslissing aan de opdrachtnemer kenbaar heeft gemaakt. Hoewel hierover wettelijk niets is bepaald, wordt er aangeraden de beslissing tot uitvoering van het voorwaardelijke gedeelte binnen een redelijke termijn na de sluiting van de overheidsopdracht te nemen. Zo niet zal de betrokken opdrachtnemer eventueel aanspraak kunnen maken op een vorm van schadevergoeding.

Conform artikel 57, eerste lid van de Overheidsopdrachtenwet 2016 mag de aanbestedende overheid slechts gebruik maken van een overheidsopdracht in vaste en voorwaardelijke gedeelten als men de noodzaak daartoe aantoont. Het is dan ook aangewezen de motivatie voor het gebruik van deze methode op te nemen in het administratief dossier bijvoorbeeld in de nota die aan de delegatiehouder of de inspecteur van financiën wordt voorgelegd.

Door vaste en voorwaardelijke gedeelten te gebruiken kan een aanbestedende overheid een zekere mate van flexibiliteit in de uitvoering van de overheidsopdracht behouden en op die manier inspelen op mogelijks gewijzigde omstandigheden. Aangezien de inschrijvers echter zowel voor de vaste als voor de voorwaardelijke gedeelten een prijs (of kosten) moeten kunnen opgeven in hun offertes is het van groot belang dat alle gedeelten in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige bewoordingen omschreven kunnen worden. Dat beperkt uiteraard de mogelijkheid om in te spelen op wijzigende omstandigheden. Enkel omstandigheden die op het ogenblik van opmaak van het bestek voorzienbaar zijn, zullen voldoende nauwkeurig ingeschat kunnen worden.

6.4.8. Percelen

Als een overheidsopdracht uit meerdere functioneel samenhangende delen bestaat, die normaal afzonderlijk geplaatst zouden worden, kan deze in percelen (soms ook “loten” genoemd) worden ingedeeld. Meer zelfs, voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde minstens 140.000 euro bedraagt, is de aanbestedende overheid er principieel toe gehouden de overheidsopdracht in percelen te verdelen. Als zij daar niet toe wenst over te gaan, moeten de motieven voor deze beslissing in het bestek worden vermeld.

De indeling in percelen laat toe de overheidsopdracht in één beweging te plaatsen terwijl de verschillende percelen toch aan verschillende inschrijvers kunnen worden toegewezen. Het is ook mogelijk slechts bepaalde percelen te gunnen en de procedure voor de andere percelen stop te zetten en eventueel te heraanbesteden.

Inschrijvers van hun kant hebben in principe de keuze om voor één of meerdere percelen in te schrijven. De aanbestedende overheid kan dit principiële recht op twee manieren inperken:

• de aanbestedende overheid kan in de aankondiging vermelden of de inschrijvers voor slechts één of voor een beperkt aantal percelen een offerte mogen Deze beperking wordt uitdrukkelijk afgeraden, aangezien dit ertoe kan leiden dat enkel offertes voor de meest aantrekkelijke percelen worden ontvangen.
• de aanbestedende overheid kan in de aankondiging vermelden dat de inschrijvers voor alle percelen een offerte mogen indienen, maar tegelijk het maximaal aantal percelen dat per inschrijver kan worden gegund, beperken. In dergelijk geval zal een inschrijver van wie de offerte initieel niet als meest voordelige werd gerangschikt alsnog een aantal percelen gegund kunnen De regels die voor de beperking van het aantal percelen worden gehanteerd, en dus dienen te bepalen welke percelen aan de voordeligste inschrijver worden gegund en welke aan de overige inschrijvers worden gegund (en op welke manier dit gebeurt), moeten in het bestek worden vermeld.

Er wordt aangeraden om slechts in uitzonderlijke gevallen een beperking inzake het maximaal aantal percelen op te nemen, bijvoorbeeld wanneer er op de markt een monopolie dreigt te ontstaan. Door het maximaal aantal percelen dat aan één inschrijver kan worden gegund te beperken, doet de aanbestedende overheid immers aan een vorm van actieve marktverdeling, wat niet de bedoeling kan zijn.

Als inschrijvers ervoor kiezen om voor meerdere percelen in te schrijven laat de wetgeving bovendien toe om kortingen of verbetervoorstellen toe te staan in geval ze voor meerdere percelen als beste uit de bus zouden komen. De mogelijkheid om kortingen of verbetervoorstellen in te dienen kan in het bestek worden verboden. In de praktijk worden prijskortingen doorgaans toegestaan, aangezien dit tot een scherpere prijszetting en dus tot een daling van de uitgaven leidt. Het indienen van verbetervoorstellen wordt doorgaans verboden, aangezien de vergelijking van de offertes hierdoor ontzettend complex wordt.

Bij een overheidsopdracht in percelen heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om zowel selectiecriteria per perceel te bepalen alsook (verzwaarde) selectiecriteria wanneer een ondernemer voor meerdere percelen in aanmerking wenst te komen. In dergelijk geval is het niet ondenkbaar dat een bepaalde ondernemer voor twee of meer percelen als beste uit de bus komt maar enkel voldoet aan de selectiecriteria voor één perceel en niet aan de verzwaarde selectiecriteria. In dat geval stelt zich de vraag welk perceel men aan deze ondernemer moet toevertrouwen. Om dat probleem te vermijden, moet de ondernemer zijn voorkeurvolgorde opgeven.

Voorbeeld: AWV West-Vlaanderen schrijft een overheidsopdracht uit voor het uitvoeren van takelingen op de autosnelwegen. Perceel 1 heeft betrekking op de E40 en perceel 2 op de E17. Inzake de technische bekwaamheid wordt voor elk perceel vereist dat men over twee takelwagens met kraan beschikt. Als men voor beide percelen in aanmerking wenst te komen, moet men over vier takelwagens met kraan beschikken. Voor deze overheidsopdracht wordt een offerte ontvangen van inschrijver A die over drie takelwagens met kraan beschikt en deze inschrijver komt voor beide percelen als beste uit de bus. Toch zal deze inschrijver A slechts één perceel kunnen toegewezen krijgen en zal het andere perceel naar de als tweede gerangschikte inschrijver moeten gaan. Om te bepalen welk van de twee percelen aan inschrijver A wordt toegewezen, moet rekening worden gehouden met de voorkeurvolgorde in de offerte waarbij hij moet aangeven of zijn voorkeur uitgaat naar perceel 1 (E40) dan wel naar perceel 2 (E17).

6.4.9. Selectiecriteria

Vooraleer dieper in te gaan op de diverse selectiecriteria, dient het onderscheid tussen de selectiecriteria en de gunningscriteria te worden verduidelijkt. Selectiecriteria dienen ter beoordeling van de ondernemer (de “aanbieder”) terwijl gunningscriteria worden gebruikt ter beoordeling van de offerte (het “aanbod”).

Selectiecriteria en gunningscriteria mogen in principe niet door elkaar of dubbel gebruikt worden.

Voorbeeld: zo wordt de kwalificatie en de ervaring van het personeel uitdrukkelijk vermeld als onderdeel van de beoordeling van de offertes op grond van de beste prijs-kwaliteitsverhouding maar dan enkel wanneer de kwaliteit van dat personeel een aanzienlijke invloed kan hebben op het niveau van de uitvoering van de overheidsopdracht. Als de ervaring van het personeel onderdeel vormt van de gunningscriteria, dan mag de ervaring niet als selectiecriterium worden gebruikt.

6.4.9.1. De uitsluitingscriteria (toegangsrecht)

Binnen de categorie van de selectiecriteria wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de uitsluitingscriteria en anderzijds de kwalitatieve selectiecriteria.

De uitsluitingscriteria zijn een limitatieve lijst van situaties die ertoe leiden dat de inschrijvers, die zich in dergelijke situatie bevinden, van de verdere deelname aan de overheidsopdracht moeten of kunnen worden uitgesloten:

• ­men spreekt van verplichte uitsluitingscriteria wanneer de aanbestedende overheid geen keuzevrijheid heeft en ertoe verplicht is de betrokken inschrijver uit de verdere plaatsingsprocedure te weren. 

  In concreto gaat het om inschrijvers die werden veroordeeld voor volgende strafrechtelijke inbreuken:

  • deelname aan een criminele organisatie;
  • omkoping;
  • fraude;
  • terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
  • witwassen van geld of de financiering van terrorisme;
  • kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
  • het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.

Let op: het moet hier gaan om definitieve veroordelingen. Dat wil zeggen dat het om veroordelingen moet gaan waartegen geen hoger beroep meer kan worden aangetekend. Een voorziening in cassatie kan eventueel wel nog mogelijk zijn. De bovenvermelde uitsluitingscriteria moeten bij overheidsopdrachten die Europees werden bekendgemaakt zowel in hoofde van de rechtspersoon als in hoofde van alle bestuurders van de rechtspersoon worden gecontroleerd. Bij overheidsopdrachten onder de Europese drempels moet deze controle enkel worden verricht in hoofde van de rechtspersoon en niet bij de bestuurders.

Nieuw in de huidige wetgeving is ook dat de uitsluiting in de tijd werd beperkt. Een definitieve veroordeling voor één van de bovenvermelde misdrijven kan slechts als uitsluitingsgrond worden gebruikt gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum van de definitieve
veroordeling.

Enkel als er “dwingende redenen van algemeen belang” kunnen worden aangetoond, kan van deze verplichte uitsluiting worden afgeweken.

Voorbeeld: indien er voor een bepaalde overheidsopdracht slechts één ondernemer in aanmerking komt, kan met deze inschrijver toch een overeenkomst worden afgesloten zelfs al bevindt deze inschrijver zich in een geval van verplichte uitsluiting.

• De aanbestedende overheid zal verder ook moeten nagaan of de inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen inzake de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen en van de fiscale schulden. Deze uitsluitingsgrond wordt evenzeer als een verplichte uitsluitingsgrond beschouwd, waardoor er enkel van kan afgeweken worden in geval van “dwingende redenen van algemeen belang", maar ook hier gelden een aantal uitzonderingen. Zo mag er niet tot uitsluiting worden besloten indien de betrokken inschrijver zich in één van onderstaande gevallen bevindt:
  • geen schuld heeft van meer dan 3.000 euro;
  • voor de schuld uitstel van betaling heeft gekregen en het afbetalingsplan daarvan strikt naleeft;
  • op een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf één of meerdere schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis ten opzichte van derden zijn en waarvan de omvang, op 3.000 euro na, minstens even groot is als zijn openstaande schuld;
  • zijn schulden eenmalig regulariseert;
  • toch de overheidsopdracht toegewezen moet worden omwille van dwingende redenen van algemeen belang.

• Men spreekt van facultatieve uitsluitingscriteria wanneer de aan­ bestedende overheid wel een zekere keuzevrijheid heeft en in uitzonderlijke gevallen de betrokken inschrijver toch kan meenemen in de verdere procedure. De keuzevrijheid van de aanbestedende overheid is aldus zeker niet onbeperkt. De beginselen van behoorlijk bestuur vereisen immers dat een aanbestedende overheid zich niet met dergelijke inschrijvers inlaat, behalve indien er geen andere optie is. Enkel in uitzonderlijke gevallen zal de aanbestedende overheid, mits motivering, met dergelijke inschrijvers kunnen handelen.

Voorbeeld: een inschrijver die zich in een monopoliesituatie bevindt.

Meer bepaald gaat het om inschrijvers die zich in één van onderstaande gevallen bevinden:

• schending van de toepasselijke verplichtingen op vlak van het milieu­, sociaal en arbeidsrecht;
• faillissement, vereffening, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, gerechtelijke reorganisatie of een gelijkaardige toestand;
• aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of voorwerp is van een gelijkaardige procedure;
• in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
• handelingen heeft gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt die gericht zijn op de vervalsing van de mededinging;
• wanneer een belangenconflict niet kan worden verholpen met minder ingrijpende maatregelen;
• wegens een eerdere betrokkenheid bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging niet kan worden voorkomen met minder ingrijpende maatregelen;
• wegens aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
• zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn voor de controle van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument over te leggen;
• wanneer de kandidaat of inschrijver heeft getracht om het besluit­ vormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.

De facultatieve uitsluitingsgrond waarbij de inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, is een zeer ruime uitsluitingsgrond die kan worden bewezen op grond van elk middel dat de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken.

Voorbeeld: een nog lopend strafonderzoek (waar dus nog geen definitieve uitspraak is), omwille van zware inbreuken of ernstige contractuele tekortkomingen in voorgaande overheidsopdrachten, kan een motivering zijn voor een ernstige fout bij de uitoefening van zijn beroep.

De aanbestedende overheid kan steeds een bepaalde inschrijver weren die zich in een uitsluitingssituatie bevindt, zelfs al werd de toepasselijke uitsluitingsgrond niet expliciet in het bestek opgenomen. Meer zelfs, de uitsluitingscriteria kunnen tijdens de volledige duur van de gunningsfase worden toegepast.

Voorbeeld: bij een niet-openbare procedure werd de selectie afgerond en werden vijf inschrijvers gevraagd hun offerte in te dienen. Na ontvangst van de offertes blijkt de persoonlijke situatie van één van de vijf inschrijvers dermate verslechterd dat deze in een uitsluitingssituatie is terechtgekomen. De aanbestedende overheid kan hier nog steeds tot uitsluiting overgaan, zelfs al is de selectiefase al geruime tijd afgesloten.

Om de administratieve last voor de inschrijvers te verminderen bij het aantonen dat men zich niet in een uitsluitingssituatie bevindt, werden twee verschillende mogelijkheden voorzien in de wetgeving.

• Het zogenaamde Uniform Europees Aanbestedingsdocument is een vorm van expliciete verklaring vanwege de inschrijver waarin de inschrijver aangeeft of hij al dan niet voldoet aan de selectiecriteria die op de overheidsopdracht toepasselijk zijn. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument slaat aldus op de volledige selectiefase en is niet beperkt tot de uitsluitingscriteria. Op dit document moet de inschrijver ook expliciet de eventuele corrigerende maatregelen aangeven die hij heeft genomen om een geval van uitsluiting te verhelpen.

Voorbeeld: een bestuurder van een bepaalde opdrachtnemer werd strafrechtelijk veroordeeld voor één van de misdrijven die in de Overheidsopdrachtenwet 2016 werden vermeld. De opdrachtnemer meldt echter dat deze bestuurder werd ontslagen en beroept zich aldus op een corrigerende maatregel om alsnog voor selectie in aanmerking te komen.

Bij gebrek aan een vermelding van corrigerende maatregelen, mag de aanbestedende overheid ervan uitgaan dat voor wat betreft de verplichte uitsluitingsgronden geen dergelijke maatregelen werden genomen. Het bestek dient wel uitdrukkelijk te vermelden dat artikel 70, §2 van de Wet Overheidsopdrachten van toepassing is.

Voor wat betreft de facultatieve uitsluitingsgronden moet de aanbestedende overheid in principe de betrokken inschrijver nog de kans bieden om in de loop van de procedure alsnog corrigerende maatregelen aan te dragen zodra het bestaan van een facultatieve uitsluitingsgrond wordt vastgesteld tijdens de procedure. De opdrachtdocumenten kunnen echter voorzien dat voor sommige of alle facultatieve uitsluitingsgronden de inschrijver zijn corrigerende maatregelen op eigen initiatief moet vermelden.

Voor de facultatieve uitsluitingsgronden waarvan een inschrijver niet kan weten dat de aanbestedende overheid overweegt deze in te roepen, bijvoorbeeld de uitsluitingsgrond van de ernstige fout in de beroepsuitoefening, moet de betrokken inschrijver echter steeds de kans krijgen om nog corrigerende maatregelen in te roepen alvorens een beslissing wordt genomen.

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument moet verplicht worden gebruikt voor de overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempels bereikt of overstijgt en dit via de zogenaamde UEA-­tool. De aanbestedende overheid moet deel I van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument zelf invullen en dit ingevulde document samen met het bestek bekendmaken via e-­notification. Voor de overheidsopdrachten onder de Europese drempels mag het Uniform Europees Aanbestedingsdocument niet door de overheid worden opgelegd, maar een ondernemer mag in dergelijke gevallen wel op eigen initiatief een Uniform Europees Aanbestedingsdocument indienen.

• Een tweede mogelijkheid is de impliciete verklaring op erewoord. Deze verklaring komt erop neer dat elke inschrijver door het louter indienen van een offerte wordt geacht te verklaren dat hij zich niet in een uitsluitingssituatie bevindt. Bijgevolg moeten de inschrijvers bij hun offerte geen bewijsstukken voegen die aantonen dat men zich niet in dergelijke situatie bevindt. De impliciete verklaring op erewoord heeft, in tegenstelling tot het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, geen betrekking op de kwalitatieve selectiecriteria. Bijgevolg mag de aanbestedende overheid in het bestek wel nog steeds vereisen dat de bewijzen voor het voldoen aan selectiecriteria bij de offerte worden gevoegd. Indien een inschrijver zich op corrigerende maatregelen wenst te beroepen, slaat de impliciete verklaring niet op de betrokken uitsluitingsgrond en moeten de genomen corrigerende maatregelen schriftelijk worden meegeven in de offerte.

De impliciete verklaring op erewoord  kan  enkel  worden  gebruikt voor overheidsopdrachten onder de Europese drempels en voor de onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking (boven of onder de Europese drempel) die worden bedoeld in de volgende gevallen:

• artikel 42, 1, 1°, b), Overheidsopdrachtenwet 2016: dwingende spoed;
• artikel 42, §1, 1°, d), Overheidsopdrachtenwet 2016: monopolie;
• artikel 42, 1, 2°, Overheidsopdrachtenwet 2016: herhalingsopdracht;
• artikel 42, 1, 3°, Overheidsopdrachtenwet 2016: aankoop leveringen en diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden;
• artikel 42, §1, 4°, b), Overheidsopdrachtenwet 2016: aanvullende leveringen;
• artikel 42, §1, 4°, c), Overheidsopdrachtenwet 2016: leveringen aangekocht op grondstoffenmarkt.

Noch het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, noch de impliciete verklaring op erewoord houden in dat er geen controle over de uitsluitingscriteria moet worden uitgevoerd. De uitsluitingscriteria zullen echter in principe enkel worden gecontroleerd in hoofde van de inschrijver die naderhand als goedkoopste of meest voordelige inschrijver uit de rangschikking is gekomen. Met andere woorden, slechts één inschrijver zal net voor de gunning worden gevraagd te bewijzen dat zijn Uniform Europees Aanbestedingsdocument of impliciete verklaring met de werkelijkheid overeenstemt.

Om de administratieve last voor de inschrijvers te verminderen, zal de aanbestedende overheid bepaalde documenten zelf moeten opzoeken, met name alle documenten die via de applicatie Telemarc ter beschikking worden gesteld. Momenteel kunnen o.a. de erkenning, het RSZ-­attest, het attest fiscale schulden en het attest niet-faillissement of soortgelijke situaties via deze applicatie worden opgevraagd.

Indien twee of meerdere bedrijven op zichzelf beschouwd niet in staat zijn om de uitvoering van een bepaalde overheidsopdracht te kunnen verzekeren, kunnen zij zich verenigen in een combinatie van ondernemingen en gezamenlijk een offerte indienen. Wanneer de aanbestedende overheid met een dergelijke  inschrijver te maken heeft, moet elke partner van    de combinatie voldoen aan de uitsluitingscriteria. Hetzelfde geldt voor alle derden op wiens draagkracht beroep wordt gedaan. Dit houdt eveneens in dat voor elke partner van de combinatie en voor alle derden op wiens draagkracht beroep wordt gedaan een Uniform Europees Aanbestedingsdocument wordt ingediend.

6.4.9.2. De kwalitatieve selectiecriteria

De kwalitatieve selectiecriteria zijn op te delen in drie categorieën.

In eerste instantie kan de aanbestedende overheid het nodig achten de geschiktheid om een bepaalde beroepsactiviteit uit te oefenen te controleren. Meer specifiek kan de aanbestedende overheid van de ondernemers eisen dat zij ingeschreven zijn in het toepasselijke beroeps­ of handelsregister. Bij overheidsopdrachten voor diensten kan de aanbestedende overheid nog een stapje verder gaan en navragen of de ondernemers al dan niet beschikken over de nodige vergunningen of lid zijn van een beroepsvereniging.

Voorbeeld: bij een architectuuropdracht kan de aanbestedende overheid vereisen dat de dienstverlener een architect moet zijn (of moet voorstellen) die ingeschreven is bij de orde van architecten (of gelijkaardig, afhankelijk van het land van herkomst).

In tweede instantie kan de aanbestedende overheid één of meerdere  criteria opnemen ter controle van de financiële en economische draagkracht van een onderneming. De verschillende mogelijke criteria werden opgesomd in artikel 67 KB Plaatsing 2017. Hierbij gaat het om:

1) een passende bankverklaring of een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s:

een passende bankverklaring wordt door aanbestedende overheden vaak gevraagd. Het nut van dergelijke verklaring is echter zeer betwistbaar. De bankverklaring moet immers worden opgesteld volgens een verplicht model waarin de bank enkel bevestigt dat de betrokken inschrijver, een klant is bij de bank en naar hun mening over de nodige financiële en economische draagkracht beschikt om de bewuste overheidsopdracht te kunnen uitvoeren. Deze bevestiging houdt echter geen engagement van de bank in om de betrokken inschrijver desgevallend de nodige financiële middelen ter beschikking te stellen. Daarenboven bevat dit document ook geen concrete cijfergegevens, wat tot gevolg heeft dat het niet mogelijk is een gepast niveau te bepalen. De aanbestedende overheid zal er bijgevolg toe gehouden zijn om naast de bankverklaring een tweede criterium inzake de financiële en economische draagkracht op te nemen. Het gebruik van een passende bankverklaring wordt dan ook afgeraden.

Het vragen van een verzekering tegen beroepsrisico’s kan voor bepaalde overheidsopdrachten wel zijn nut hebben en dan vooral bij overheidsopdrachten voor diensten zoals de aanstelling van een architect, een advocaat of een veiligheidscoördinator. Als een dergelijke verzekering wordt gevraagd, dient de aanbestedende overheid duidelijk de eisen te omschrijven waaraan deze verzekering moet voldoen. Zo dienen onder meer de aard van de verzekerde risico’s, het (maximaal) verzekerde bedrag en de hoogte van het eigen risico van de verzekeringsnemer (de franchise) te worden omschreven. Bij het omschrijven van deze vereisten wordt aangeraden niet verder te gaan dan de voorwaarden die in de betrokken sector gebruikelijk zijn en dienstig zijn voor de concrete overheidsopdracht.

Voorbeeld: voor wat betreft de aanstelling van een veiligheidscoördinator kan bijvoorbeeld inspiratie worden gehaald bij de verzekeringspolissen (en de voorwaarden uit deze polissen) die te consulteren zijn op de website van de Vlaamse Beroepsvereniging voor Veiligheidscoördinatoren (www.vbvc.be).

2) de jaarrekeningen of uittreksels uit de jaarrekeningen:

het onderzoek van de jaarrekeningen kan bijzonder nuttig zijn. Zo kan de aanbestedende overheid de verhouding tussen de activa en de passiva van de onderneming nagaan. Spijtig genoeg wordt van deze mogelijkheid zeer weinig gebruik gemaakt en dit wegens het ontbreken van de nodige expertise om dergelijk onderzoek grondig te kunnen uitvoeren. Niettemin kan de aanbestedende overheid zich ook in dit geval laten bijstaan door een externe partner (bijvoorbeeld een bedrijfsrevisor). Het spreekt voor zich dat deze externe partner eveneens conform de wetgeving overheidsopdrachten moet worden aangeduid.

Let op: het onderzoek van de jaarrekeningen hoeft zich niet te beperken tot de laatste drie beschikbare boekjaren. De jaarrekeningen zijn te consulteren via Telemarc.

3) een verklaring inzake de omzet:

een verklaring van de totale omzet en, in voorkomend geval, de omzet in de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de overheidsopdracht uitmaakt, is eveneens een nuttig instrument. Ook hier dient de aanbestedende overheid drempels te bepalen, waarbij er een zeker evenwicht dient te zijn tussen de vereiste omzet en de waarde van de beschouwde overheidsopdracht. De jaarlijkse minimumomzet mag, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen, maximaal twee keer de geraamde waarde van de overheidsopdracht bedragen. In de wetgeving is ook duidelijk sprake van ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren. De term “beschikbare” moet toelaten dat onder meer nieuwe bedrijven, die nog geen drie jaar actief zijn, kunnen deelnemen aan overheidsopdrachten.

De bovenvermelde lijst van criteria inzake de economische en financiële draagkracht wordt geacht een niet­limitatieve lijst te zijn. Met andere woorden niets belet de aanbestedende overheid andere criteria op te nemen, die nuttig kunnen zijn voor de beoordeling van de financiële gezondheid van de inschrijvers. Niettemin moet met het “verzinnen” van bijkomende criteria zorgvuldig worden omgegaan, aangezien elk criterium de mededinging kan beperken.

In derde instantie kan de aanbestedende overheid ook de technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijver controleren. Bij deze controle kan de aanbestedende overheid volgende bewijsmiddelen vragen:

1) een referentielijst:

Bij overheidsopdrachten voor werken kan een lijst worden gevraagd van de werken die de afgelopen periode van maximaal vijf jaar werden verricht. De termijn van vijf jaar moet worden berekend vanaf de datum van bekendmaking van de overheidsopdracht (≠ kalenderjaren). Hoewel het KB Plaatsing 2017 expliciet toelaat een langere termijn dan vijf jaar te voorzien, wordt toch aangeraden deze termijn van vijf jaar slechts in uitzonderlijke gevallen aan te passen. Het uitbreiden van deze termijn kan discussies uitlokken. Indien de termijn wordt verlengd, wordt men met concurrenten geconfronteerd die normaal gezien niet mochten worden meegenomen. De referenties moeten worden vergezeld van certificaten die bewijzen dat de belangrijkste werken naar behoren werden uitgevoerd. In de publieke sector komen die certificaten typisch voor onder de vorm van attesten van goede uitvoering.

Bij overheidsopdrachten voor leveringen en diensten kan een lijst worden gevraagd van de voornaamste leveringen of diensten die de afgelopen drie jaar werden verricht. Ook hier moet deze periode van drie jaar worden berekend vanaf de bekendmaking van de overheidsopdracht en wordt ook hier aangeraden om de wettelijk voorziene mogelijkheid om referenties die ouder zijn dan drie jaar toe te laten, slechts uitzonderlijk toe te passen. Bij overheidsopdrachten voor leveringen en diensten is in de huidige wetgeving geen sprake meer dat deze door attesten van goede uitvoering moeten worden gedragen. Wel moet voor elke referentie het bedrag, de datum en de instantie worden vermeld voor wie de leveringen of diensten werden verricht.

2) de lijst van technici of technische organen, in het bijzonder deze die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole. In het geval van overheidsopdrachten voor werken kan worden gevraagd de technici te vermelden welke de aannemer ter beschikking zullen staan om de werken uit te voeren;

Voorbeeld: bij de aankoop van jodiumtabletten zou de aanbestedende overheid kunnen vereisen dat de verantwoordelijke voor de productie moet beschikken over een master of een doctoraat in de farmacologie en minstens 10 jaar ervaring heeft in de productie van jodiumtabletten.

3) een beschrijving van de technische uitrusting, de maatregelen om de kwaliteit te waarborgen en de mogelijkheden van de onderneming op vlak van studie en onderzoek;

4) de vermelding van de systemen voor het beheer van de toeleveringsketen en de traceersystemen die de inschrijver kan toepassen in het kader van de uitvoering van de overheidsopdracht;

5) bij complexe overheidsopdrachten voor leveringen of diensten dan wel overheidsopdrachten voor leveringen of diensten die, bij wijze van uitzondering aan een bijzonder doel moeten beantwoorden: een controle van de productiecapaciteit van de inschrijver of, waar noodzakelijk, van de mogelijkheden inzake studie en onderzoek en de maatregelen die hij treft om de kwaliteit te waarborgen;

6) bij overheidsopdrachten voor werken en diensten; studie­ en beroeps­ kwalificaties van de dienstverlener  of  de  aannemer  of  die  van  het leidinggevend personeel van de onderneming mits zij niet als gunningscriteria worden gehanteerd;

Voorbeeld: bij baggerwerkzaamheden zou de aanbestedende overheid kunnen eisen dat degene die namens de opdrachtnemer toezicht uitvoert op de werkzaamheden moet beschikken over een diploma burgerlijk ingenieur bouwkunde en minstens 10 jaar ervaring moet hebben met baggerwerken in een maritiem milieu.

7) een vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die de opdracht­ nemer kan toepassen bij de uitvoering van de overheidsopdracht;

8) bij overheidsopdrachten voor werken en diensten: een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming van de dienstverlener of de aannemer en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar;

9) bij overheidsopdrachten voor werken en diensten: een verklaring welke de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener of de aannemer voor het realiseren van de overheidsopdracht beschikt;

Voorbeelden:

• bij baggerwerkzaamheden zou de aanbestedende overheid kunnen eisen dat de opdrachtnemer beschikt over x aantal sleephopperzuigers van het type 3000 en x aantal sleephopperzuigers van het type 6000.
• voor het wegtakelen van personenauto’s kan worden bepaald dat de inschrijvers beschikken over minimaal x aantal takelvoertuigen met een kraan.

10) een omschrijving van het gedeelte van de overheidsopdracht dat de inschrijver eventueel in onderaanneming wil geven;

Met deze mogelijkheid moet worden opgepast. Om voor dit criterium een minimaal niveau te bepalen, zal de aanbestedende overheid bijvoorbeeld moeten bepalen welk maximaal gedeelte in onderaanneming mag worden gegeven. Het bepalen van dergelijk percentage staat echter op gespannen voet met de rechtspraak van het Hof van Justitie.

11) bij overheidsopdrachten die de levering van producten omvat, kunnen ook monsters, beschrijvingen en foto’s geëist worden, waarvan de echtheid wordt aangetoond op verzoek van de aanbestedende overheid;

Voorbeeld: voor de levering van strooizout kan worden gevraagd dat de inschrijvers bij hun offerte een staal voegen dat vervolgens onder meer op zuiverheid (het stofgehalte) zal worden getest.

12) bij overheidsopdrachten die de levering van producten omvat: attesten die door officieel erkende instituten of diensten voor kwaliteitscontrole zijn opgesteld en waarin de overeenstemming van goed geïdentificeerde producten wordt bevestigd door middel van referenties naar technische specificaties of normen.

Indien de inschrijver, in functie van de technische selectie, wordt gevraagd te bewijzen dat hij voldoet aan bepaalde kwaliteitsnormen en bepaalde systemen of normen inzake milieubeheer, kan de aanbestedende overheid de overlegging eisen van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring. In deze verklaring wordt vermeld dat de inschrijver voldoet aan bepaalde kwaliteitsnormen, met inbegrip van normen inzake toegankelijkheid voor gehandicapten.

Als de aanbestedende overheid de overlegging eist van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de inschrijver voldoet aan bepaalde systemen of normen inzake milieubeheer, verwijst  zij  naar het communautair milieubeheer­ en milieuauditsysteem (EMAS) van de Europese Unie of enig ander milieubeheersysteem, of andere normen  inzake milieubeheer op basis van de toepasselijke Europese   of internationale normen die door geaccrediteerde instanties zijn gecertificeerd. Zij erkent gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten gevestigde instellingen.

Het gaat hier onder meer over de kwaliteitsbewakingsregelingen die    op de Europese normenreeks EN ISO 9000 zijn gebaseerd. De ISO 9000 normenreeks (zoals de ISO 9001:2015) is een typisch selectiecriterium aangezien dit een bevestiging vormt dat het bedrijf op een gestructureerde manier aan kwaliteitsmanagement doet, maar biedt geen garantie voor een kwalitatief goed product.

Als een inschrijver, om redenen die hem niet aangerekend kunnen worden, aantoonbaar geen toegang had tot de certificaten of niet de mogelijkheid had deze binnen de gestelde termijnen te verwerven, aanvaardt de aanbestedende overheid andere passende bewijzen van gelijkwaardige maatregelen inzake milieubeheer, mits de inschrijver aantoont dat deze maatregelen gelijkwaardig zijn aan die welke krachtens het toepasselijke milieubeheersysteem of de norm vereist zijn.

De bovenvermelde lijst met de selectiecriteria inzake de technische bekwaamheid wordt beschouwd als een limitatieve opsomming. Met andere woorden, de aanbestedende overheid kan hieraan geen bijkomende criteria toevoegen. Het limitatieve karakter van deze opsomming moet wel ten dele worden genuanceerd.

Bij overheidsopdrachten (ongeacht of de geraamde waarde van de overheidsopdracht de Europese drempels bereikt of niet) voor werken, voor leveringen waar plaatsings­ en installatiewerkzaamheden  nodig zijn of voor diensten, kan men enerzijds bijkomende criteria opnemen  die verband houden met de knowhow, de efficiëntie, de ervaring en de betrouwbaarheid van de inschrijver. Anderzijds kan men rechtspersonen verplichten de namen en de beroepskwalificaties te vermelden van de personen die belast zijn met de uitvoering van de overheidsopdracht.

Gelet op de ruime mogelijkheden die reeds in de wetgeving worden geboden en gegeven dat elk nieuw selectiecriterium tot discussie aanleiding kan geven, wordt aangeraden om in de mate van het mogelijke binnen het wettelijk kader te blijven.

Het belang van de selectiecriteria mag niet worden onderschat. Er moet dan ook voldoende aandacht aan worden besteed bij de opmaak van het bestek en er mogen enkel criteria worden gekozen die nuttig zijn vanuit de bijzondere vereisten van de overheidsopdracht en die ook daadwerkelijk te controleren zijn. Zo heeft het weinig nut de voorlegging van de jaarrekeningen te eisen indien men niet over de nodige (interne of externe) expertise beschikt om deze jaarrekeningen grondig te onderzoeken. Daarbij moet ook steeds een (minimale) drempel bij elk selectiecriterium worden bepaald. Zo niet wordt het criterium eigenlijk onbruikbaar. Zo heeft het geen nut om een verklaring van de omzet te vragen, zonder te bepalen hoe hoog die omzet minstens moet zijn om te worden geselecteerd. Hetzelfde kan gezegd worden over het vragen van een verzekering.

Bij de overheidsopdrachten voor werken moet bijkomend rekening worden gehouden met de wetgeving inzake de erkenning van de aannemers. Overheidsopdrachten voor werken mogen slechts worden toegekend aan ondernemingen die op het ogenblik van de sluiting ofwel beschikken over de gepaste erkenning dan wel de nodige bewijzen hebben geleverd dat zij voldoen aan de toepasselijke erkenningsvoorwaarden. In dat laatste geval wordt aangeraden de inschrijver te verzoeken zijn bewijsstukken bij de offerte te voegen. De aanbestedende overheid mag echter zelf geen uitspraak doen over het al dan niet voldoen van de betrokken inschrijver. De stukken dienen te worden overgemaakt aan de Commissie voor de erkenning der aannemers, die aan de bevoegde minister een advies zal verlenen over het al dan niet toekennen van de erkenning. Ook de gevallen waarbij een inschrijver beweert te beschikken over een gelijkaardige buitenlandse erkenning, dienen aan de Commissie te worden voorgelegd.

Let op:

• de erkenning moet nog niet aanwezig zijn op het moment van de gunning. Conform vaste rechtspraak van de Raad van State kan deze nog tussen het moment van de gunning en de sluiting worden aangeleverd.
• de erkenning moet worden beschouwd als de minimale vereiste inzake de kwalitatieve selectie bij overheidsopdrachten voor werken. Niets belet echter dat de aanbestedende overheid bovenop de erkenning ook één of meerdere criteria inzake financiële en economische draagkracht en/of de technische bekwaamheid opneemt in het bestek.
• de verschillende erkenningen waarover een inschrijver beschikt, kunnen worden gecontroleerd via Telemarc.
• voor combinaties van ondernemingen geldt een bijzondere regeling. Bij dergelijke constructies volstaat het dat de erkenningsvereisten door één van de vennoten worden vervuld. Meer zelfs, het vormen van een combinatie kan in bepaalde gevallen aanleiding geven tot een zogenaamde klasseverhoging. Zo zal men via een combinatie met twee vennoten waar beiden erkend zijn in de gevraagde categorie en in een klasse die net onder de in het bestek gevraagde klasse ligt, toch aan de bewuste overheidsopdracht kunnen deelnemen.
• als de aanbestedende overheid de selectiecriteria beperkt tot het louter vereisen van een passende erkenning, moeten de ondernemingen die over deze erkenning beschikken in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument enkel de velden invullen die hierop betrekking hebben. De delen III tot V moeten niet worden ingevuld, tenzij er naast de erkenning andere selectie-eisen worden gesteld.

Tot slot kunnen inschrijvers of kandidaten voor de kwalitatieve selectie gebruik maken van het zogenaamde “beroep op de draagkracht van derden”. Als een bepaalde inschrijver zelf niet (volledig) kan voldoen aan de kwalitatieve selectie­eisen, zoals gevraagd in het bestek, kan deze om zijn selectie alsnog te verzekeren, verwijzen naar derde ondernemingen waarmee deze een (contractuele) band heeft om aan de kwalitatieve selectie te voldoen. Het begrip “derden” heeft een ruime betekenis.

Voorbeeld: een onderaannemer of een moeder- of dochtermaatschappij waartoe de inschrijver behoort.

Om op een geldige manier beroep te kunnen doen op de draagkracht van een derde is wel vereist dat bij de offerte een schriftelijke verbintenis (al dan niet onder opschortende voorwaarde) wordt gevoegd, waarin deze derde bevestigt de nodige middelen ter beschikking te stellen met oog op uitvoering van de betrokken overheidsopdracht.

6.4.10. Gunningscriterium of - criteria

De gunningscriteria kunnen worden omschreven als criteria die het mogelijk maken de verschillende offertes ten opzichte van elkaar af te wegen en te quoteren. Zoals hoger aangegeven in punt 6.4.9 dienen de gunningscriteria voor de beoordeling van het aanbod en onderscheiden ze zich van de selectiecriteria die dienen voor de beoordeling van de ondernemer.

6.4.10.1. Plaatsing op basis van prijs

Als de economisch meest voordelige offerte louter  op  basis  van  de prijs wordt bepaald, zal de overheidsopdracht worden gesloten met de inschrijver die de laagste regelmatige offerte heeft ingediend.

In beginsel zal een aanbestedende overheid de overheidsopdracht enkel op basis van de prijs plaatsen indien het gaat om een gestandaardiseerde overheidsopdracht, meer bepaald een overheidsopdracht waarbij de technische specificaties gedetailleerd kunnen worden omschreven waardoor de aanbestedende overheid een grote mate van zekerheid heeft omtrent de inhoud (de “kwaliteit” in de ruime betekenis van het woord) van de ontvangen offertes.

Voorbeeld:

• de aankoop van courante goederen zoals papier, bureaumateriaal…
• de uitvoering van onderhoudswerken aan de gewestwegen.

6.4.10.2. Plaatsing op basis van de kosten

Als de economisch meest voordelige offerte enkel  op  basis  van  de prijs wordt bepaald, zonder rekening te houden met bijvoorbeeld de onderhoudskosten, de levensduur, de recuperatiewaarde enz. van het werk, de levering of de dienst, is het niet ondenkbaar dat de goedkoopste offerte op het moment van de gunning op langere termijn toch niet de goedkoopste keuze blijkt te zijn. In dergelijke gevallen is het aangewezen de economisch meest voordelige offerte te kiezen op basis van de kosten.

Voor de overheidsopdrachten waar de economisch meest voordelige offerte op basis van de kosten wordt bepaald, zal de overheidsopdracht worden gesloten met de inschrijver die de (regelmatige) offerte heeft ingediend waaraan de laagste kosten verbonden zijn.

Als de overheidsopdracht wordt geplaatst op basis van de kosten, heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid rekening te houden met de levenscycluskosten. De levenscycluskosten omvatten in eerste instantie de kosten die door de aanbestedende overheid worden gedragen, met name de verwervings­- of aankoopkosten vermeerderd met de kosten voor het gebruik (zoals de energiekosten), de kosten voor het onderhoud en de kosten volgend uit het einde van de levenscyclus (zoals de recyclagekosten).

In tweede instantie omvatten de levenscycluskosten ook kosten die niet door de aanbestedende overheid worden gedragen, met name de kosten toegeschreven aan externe milieueffecten.

Met het oog op de transparantie richting de inschrijvers, moet de aanbestedende overheid de methodiek die zal worden gebruikt om de levenscycluskosten te berekenen, worden opgenomen in het bestek. Deze methode moet gebaseerd zijn op objectief controleerbare en niet­ discriminerende criteria, moet toegankelijk zijn voor alle geïnteresseerde ondernemers en de aan te leveren gegevens moeten met een redelijke inspanning kunnen worden verstrekt door normaal zorgvuldige onder­ nemers. Gelet op de strikte voorwaarden die aan het gebruik van levenscycluskosten worden verbonden, is het aangewezen voorzichtig te zijn bij het gebruik van deze gunningswijze. Actueel lijkt deze methode zich enkel te lenen voor een aantal overheidsopdrachten voor leveringen, zoals (vracht)wagens, waar al een zekere traditie bestaat bij het berekenen van onder meer de C0_2-­uitstoot.

Voorbeeld: de aankoop van voertuigen.

6.4.10.3. Plaatsing op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding

Als de overheidsopdracht wordt geplaatst op basis van de beste prijs­ kwaliteitsverhouding, beschikt de aanbestedende overheid over een ruime discretionaire bevoegdheid bij het bepalen van de gunningscriteria. Hoewel dit niet wettelijk verplicht is, zijn de prijs of de kosten nagenoeg steeds één van de criteria aangevuld met één of meerdere andere criteria die in essentie de kwaliteit van de offerte zullen beoordelen. Met sommige gunningscriteria moet echter voorzichtig worden omgesprongen. Zo kan een gunningscriterium inzake de uitvoeringstermijn inschrijvers ertoe aanzetten onrealistisch korte uitvoeringstermijnen op te geven om op die manier een hoge score te halen.

Als de economisch meest voordelige offerte op basis van de beste prijs­kwaliteitsverhouding wordt bepaald, gebeurt de keuze van de opdrachtnemer aan de hand van verschillende kwantitatieve (prijs of    de kosten, uitvoeringstermijn) en kwalitatieve (technische specificaties, esthetiek, milieu­ of sociale overwegingen) criteria. De inschrijver die over de verschillende criteria heen de meest voordelige (regelmatige) offerte heeft ingediend, moet als opdrachtnemer worden gekozen.

In beginsel zal een aanbestedende overheid ervoor kiezen de overheidsopdracht op basis van de beste prijs­kwaliteitsverhouding te plaatsen in geval het niet meteen om een standaardopdracht gaat en de beschrijving van de technische specificaties de aanbestedende overheid onvoldoende zekerheid biedt omtrent de inhoud (de “kwaliteit” in de ruime betekenis van het woord) van de ontvangen offertes. Dit kan onder andere het geval zijn als het aanbod van de marktspelers in dat bepaald segment sterk uiteenloopt en dat een kwalitatieve vergelijking van hun aanbod noodzakelijk is.

Voorbeeld: wanneer het bijvoorbeeld van belang is dat een overheidsopdracht binnen een bepaalde specifieke termijn wordt uitgevoerd, dan zal het invoegen van een gunningscriterium dat hier betrekking op heeft, essentieel zijn.

Bij overheidsopdrachten die boven de Europese drempels uitkomen, moet de aanbestedende overheid in principe een weging toekennen aan elk gunningscriterium. De meest gekende vorm van een weging is een weging in punten of percentages. Niettemin zijn ook andere wegingen, zoals een weging met schalen (“heel belangrijk”, “belangrijk”, “minder belangrijk” of “AAA”, “AA”, “A”), mogelijk. Bij overheidsopdrachten die onder de Europese drempels blijven, is het opnemen van een weging niet verplicht maar wordt dit wel aangeraden. Indien geen weging wordt voorzien, kan de aanbestedende overheid bijvoorbeeld werken met een (dalende) volgorde van belangrijkheid.

Let wel:

• inzake de weging is er geen enkele wettelijke verplichting die stelt dat aan de prijs of de kosten een minimale score (van bijvoorbeeld 50%) moet worden gegeven. Binnen het Beleidsdomein MOW is het echter gebruikelijk de prijs of de kosten voor 40 à 50% te laten doorwegen bij de bepaling van de meest voordelige offerte. In dergelijk geval loopt de aanbestedende overheid het risico de opdracht te moeten gunnen aan een inschrijver die weliswaar een lage prijs of lage kosten heeft aangeboden, maar waar er twijfels zijn omtrent de aangeboden kwaliteit. Om dit probleem te counteren, kan de aanbestedende overheid voor de gunningscriteria die betrekking hebben op de kwaliteit een minimaal te behalen score eisen. Deze minimale score wordt best bepaald tussen de 50 à 60% van het beschouwde criterium;

Voorbeeld: bij een overheidsopdracht worden drie criteria gehanteerd: de prijs (50pt), de kwaliteit (40pt) en de leveringstermijn (10pt). Er worden drie offertes ontvangen waaraan volgende scores worden toegekend:

• Offerte A: 50pt + 15pt + 10pt = 75pt.
• Offerte B: 25pt + 30pt + 9pt = 64pt.
• Offerte C: 40pt + 25pt + 8pt = 73pt.

Op basis van de totaalscores is het duidelijk dat inschrijver A de overheidsopdracht dient te krijgen. Er moet echter worden vastgesteld dat deze offerte weliswaar zeer goedkoop is, maar minder dan de helft van de punten behaalt op vlak van de kwaliteit. Anders gezegd, door de dermate hoge weging van het prijscriterium is het zeer moeilijk om deze overheidsopdracht nog aan een kwalitatief hoogstaande inschrijver toe te vertrouwen. Om dergelijk negatieve uitwassen te voorkomen, zou de aanbestedende overheid het behalen van een minimale score op kwaliteit kunnen vereisen. Indien bijvoorbeeld een minimale score van 20pt wordt vereist, komen enkel nog offertes B en C in aanmerking.

• de verplichting om in bepaalde gevallen een weging op te nemen, betekent niet dat de aanbestedende overheid ook de achterliggende wegingsmethodiek moet vrijgeven. Het feit dat de overheid de wegingsmethodiek niet moet vrijgeven, belet niet dat deze methodiek in principe op voorhand al moet vaststaan;
• qua beoordelingsmethode wordt doorgaans met een lineaire formule (de regel van drie) gewerkt, zeker voor het gunningscriterium prijs. Via dergelijke formule krijgt de goedkoopste offerte het maximum van de punten en krijgen de andere offertes minder punten afhankelijk van hoeveel duurder men is ten opzichte van de goedkoopste offerte. Niettemin zijn ook andere methodes De aanbestedende overheid heeft, voor zover dat op een redelijke manier te motiveren is, een ruime discretionaire bevoegdheid bij het bepalen van de wegingsmethodiek, maar moet er wel op letten dat de verschillen tussen de offertes zich in min of meer even grote verschillen in scores vertalen. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat objectieve verschillen tussen de offertes ten gevolge van de wegingsmethodiek worden afgevlakt of uitvergroot.

Voorbeeld: in bovenvermelde overheidsopdracht worden de volgende prijzen aangeboden: 100.000 euro (offerte A), 200.000 euro (offerte B) en 125.000 euro (offerte C).

Via een lineaire formule worden deze prijzen in volgende scores vertaald: 50pt (offerte A), 25pt (offerte B) en 40pt (offerte C). De aanbestedende overheid zou echter ook met een soort van klassen kunnen werken, bijvoorbeeld

• De goedkoopste offerte: 50pt;
• Offertes tussen de 0 en 10% duurder: 40 pt;
• Offertes tussen de 10 en 20% duurder: 30 pt;
• Offertes tussen de 20% en 30% duurder: 20 pt;
• Offertes die meer dan 30% duurder zijn: 10 pt.

Het moge duidelijk zijn dat deze laatste puntenverdeling nog meer in het voordeel zal spelen van de goedkoopste offerte, aangezien de puntenscore op het prijscriterium er als volgt zal uitzien: 50pt (offerte A), 10pt (offerte B) en 20 pt (offerte C).

Als met meerdere gunningscriteria wordt gewerkt, kunnen de gunningscriteria worden opgedeeld in subgunningscriteria of kortweg subcriteria. Men spreekt van subcriteria wanneer het gaat om vooraf bedachte gegevens waaraan alle offertes min of meer stelselmatig worden afgetoetst. Als de aanbestedende overheid subcriteria opneemt, moet men er zich van bewust zijn dat ook deze subcriteria in principe een voorafgaande weging (in het bestek) moeten krijgen, althans voor overheidsopdrachten die boven de Europese drempels uitkomen. Enkel als volgende voorwaarden zijn vervuld, kan de weging van subcriteria achteraf worden toegekend:

• de weging van de subcriteria leidt niet tot een wijziging van de gunningscriteria;
• de weging van de subcriteria bevat geen elementen die de inhoud van de offertes had kunnen beïnvloeden;
• de weging van de subcriteria mag niet discriminerend zijn ten opzichte van één van de inschrijvers

Het moge duidelijk zijn dat deze twee laatste voorwaarden dermate streng zijn, dat het achteraf toekennen van een weging aan subcriteria enkel mogelijk zal zijn indien elk criterium dezelfde weging krijgt.

Een alternatief voor subcriteria kan gevonden worden in beoordelingselementen. Het onderscheid  met  subcriteria  ligt  hierin  dat bij een subcriterium elke offerte stelselmatig aan elk subcriterium moet worden afgetoetst terwijl de aanbestedende overheid bij een beoordelingselement over een veel grotere vrijheid beschikt en de mogelijkheid heeft om ofwel een bepaald beoordelingselement (dat in het bestek werd vermeld) buiten beschouwing te laten als de offertes zich op basis van dat element niet van elkaar onderscheiden dan wel bijkomende beoordelingselementen (die niet in het bestek werden vermeld) kan gebruiken als die relevant zijn om de offertes ten opzichte van elkaar af te wegen.

Voorbeeld: bij een overheidsopdracht voor het opmaken van een website worden drie gunningscriteria vermeld, met name de prijs, de kwaliteit en de uitvoeringstermijn. Bij de kwaliteit vermeld het bestek dat dit criterium zal worden beoordeeld onder meer op grond van de ervaring van de ingezette ontwikkelaars, het plan van aanpak, een voorbeeld van homepagina…

Bij de beoordeling van de offertes blijkt er een duidelijk verschil tussen de ontvangen offertes op grond van de zogenaamde “look & feel” van de website waarbij sommigen aandacht hebben gehad voor de blinden en slechtzienden (AnySurfer label) en de huisstijl van de aanbestedende overheid.

Het feit dat bij het criterium “kwaliteit” geen subcriteria werden aangegeven, maar enkel een niet-limitatieve opsomming van mogelijke beoordelingselementen, laat toe dat de aanbestedende overheid bij de beoordeling van de offertes alsnog rekening houdt met de “look & feel” van de voorgestelde websites.

6.4.11. Prijsopgave

In principe moeten de prijzen of de kosten uit de offerte enkel in cijfers worden opgegeven. Enige uitzondering hierop  is het totaalbedrag van  de offerte dat zowel in letters als in cijfers moet worden vermeld. In het bestek kan ook worden gevraagd dat ook de eenheidsprijzen voluit worden geschreven.

De prijzen of kosten dienen in euro te worden opgegeven.

Verder wordt in het bestek ook een bepaling opgenomen inzake de afrondingen en de cijfers na de komma. In principe wordt tot twee cijfers na de komma gewerkt. Het bestek kan evenwel een andere afronding voorschrijven.

6.4.12. Prijsvaststelling

Inzake de prijsvaststelling zijn er, wettelijk gezien, vier mogelijkheden:

1) ofwel zijn de hoeveelheden van de verschillende posten gekend. In dergelijk geval kan de aanbestedende overheid de inschrijvers verzoeken een globale prijs (GP) te bieden voor de uitvoering van deze forfaitaire hoeveelheid (FH).

Wettelijk gezien zijn de begrippen “globale prijs” en “forfaitaire hoeveel­heid” met elkaar gelinkt. Binnen het beleidsdomein MOW worden beide begrippen echter uit elkaar getrokken. Zo spreekt men van een post tegen “globale prijs” indien de post geen echte hoeveelheid heeft (zoals de post voor de ABR-­verzekering), maar waar de aanbestedende overheid toch een prijs voor wenst te krijgen. Het begrip “forfaitaire hoeveelheid” wordt dan weer gebruikt voor posten waar men wel een zicht heeft op de hoeveelheden. Indien een overheidsopdracht volledig bestaat uit posten met forfaitaire hoeveelheden, spreekt men van een overheidsopdracht tegen globale prijs.

FH of GP betekent dat de totale prijs vast ligt bij gunning. Indien men tijdens de uitvoering schommelingen in de hoeveelheden vaststelt, hebben die, behoudens in geval van een schadevergoedingseis, geen invloed op de prijs. Het risico van lagere hoeveelheden ligt met andere woorden bij de aanbestedende overheid en het risico op hogere hoeveelheden bij de opdrachtnemer.

2) ofwel zijn de hoeveelheden van de verschillende posten onvoldoende gekend en kunnen deze hoeveelheden enkel worden geraamd. Omdat ook in dergelijke gevallen het basisprincipe van de vaste prijs (zie punt 2.2.2.) moet worden gerespecteerd, zullen de inschrijvers ertoe gehouden zijn een prijs per eenheid op te geven. Wettelijk gezien zijn de begrippen “vermoedelijke hoeveelheid” (VH) en “eenheidsprijs” (EP) dan ook met elkaar gelinkt. Indien een overheidsopdracht volledig bestaat uit posten met vermoedelijke hoeveelheden, spreekt men van een overheidsopdracht tegen prijslijst.

De totale prijs varieert volgens de effectief uitgevoerde hoeveelheden. Het risico bij een stijging van de hoeveelheden ligt hier volledig bij de aanbestedende overheid.

3) slechts in uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende overheid werken met posten tegen terugbetaling. Dergelijke posten zijn immers een uitzondering op het basisprincipe van de vaste prijs aangezien de prijs voor dergelijke  post niet op voorhand, bij de indiening van  de offerte, wordt afgesproken maar pas tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht zelf. Let wel, in dergelijke gevallen moet in het bestek worden bepaald hoe de prijzen die de opdrachtnemer wenst aan te rekenen, zullen worden gecontroleerd. Typevoorbeeld binnen MOW van een post tegen terugbetaling is de zogenaamde voorbehouden som (VS-­post). De modaliteiten voor de betaling van dergelijke post worden geregeld door de dienstorder MOW/MIN/2022/03 van 21 december 2022, beschikbaar via het Kennisplatform https://kennisplatform.mow.vlaanderen.be/node/16593.

4) ofwel spreekt men van een gemengde overheidsopdracht indien deze bestaat uit posten die niet allen onder één bepaalde categorie kunnen worden ondergebracht. Gelet op het frequent gebruik van VS­- posten, zijn de meeste overheidsopdrachten van het beleidsdomein MOW dan ook niet te beschouwen als overheidsopdrachten tegen prijslijst, maar als gemengde overheidsopdrachten.

6.4.13. Heffingen en de BTW

Inzake de BTW moet de aanbestedende overheid in het bestek bepalen hoe de inschrijvers deze moeten vermelden: ofwel door het totaalbedrag van de BTW onderaan de samenvattende opmeting of inventaris te vermelden ofwel door de vermelding van de toepasselijke aanslagvoet. In de praktijk wordt enkel voor deze laatste methode gekozen indien de overheidsopdracht uit meerdere delen bestaat die aan afzonderlijke BTW­ percentages zijn onderworpen.

6.4.14. Keurings- en opleveringskosten

Als er aan de keuring en/of de oplevering bepaalde kosten zijn verbonden, moet in het bestek duidelijkheid worden verschaft over de berekening van deze kosten. Op die manier kunnen de inschrijvers er rekening mee houden bij de opmaak van hun offerte en worden deze geacht te zijn begrepen in de globale prijzen en eenheidsprijzen van de offerte. Indien geen duidelijke besteksbepaling werd opgenomen, komen deze kosten ten laste van de aanbestedende overheid.

De keurings­- en opleveringskosten hebben hoofdzakelijk betrekking op de reis­ en verblijfkosten van het met de keuring of oplevering belaste personeel. Voor de Vlaamse overheid wordt daarbij doorgaans verwezen naar de toepasselijke bepalingen inzake de (reis­ en dag)vergoedingen voor de binnenlandse en buitenlandse reizen.

6.4.15. Inbegrepen prijselementen

In artikel 32 KB Plaatsing 2017 is een uitgebreide lijst opgenomen van prijselementen die geacht worden inbegrepen te zijn in de globale prijzen en de eenheidsprijzen van de offerte. In het bestek kan deze lijst worden uitgebreid of ingeperkt.

1) Overheidsopdrachten voor werken:

Bij overheidsopdrachten voor werken dient te worden opgemerkt dat bijvoorbeeld de kosten voor de eventuele ABR­-verzekering en de verzekering voor tienjarige aansprakelijkheid niet zijn opgenomen in het lijstje uit artikel 32, §1 KB Plaatsing 2017. Indien dergelijke verzekering wordt geëist, beschikt de aanbestedende overheid over twee mogelijkheden:

• ofwel kan men de kostprijs voor deze verzekeringen alsnog in de lijst opnemen, en dan maken deze kosten de facto deel uit van de zogenaamde algemene kosten en winst (AKW).
• ofwel kan men een aparte bestekpost opnemen per gevraagde verzekering. Doorgaans wordt in de bestekken van het beleidsdomein MOW voor deze tweede optie gekozen, aangezien deze optie ook toelaat om bij het onderzoek van de offertes het realistisch karakter van de kostprijs voor deze verzekering na te gaan.

Het belang van dit artikel  mag  niet  worden  onderschat,  aangezien  een onduidelijkheid in dit artikel aanleiding kan geven tot belangrijke verrekeningen en schadevergoedingseisen. Er wordt onder meer aandacht gevraagd voor volgende zaken, die niet uitdrukkelijk in artikel 32 KB Plaatsing 2017 werden opgesomd:

• de kosten die moeten worden gemaakt inzake de organisatie van de bouwplaats, zoals de inrichting van een werfkeet.
• de bijdragen die verschuldigd zijn aan respectievelijk het Opzoekings­ centrum voor de Wegenbouw (OCW) en het Wetenschappelijk en Technisch Centrum van het Bouwbedrijf (WTCB).
• in artikel 32, 1 KB Plaatsing 2017 wordt de kostprijs voor het vervoeren en wegbrengen van graafspecie geacht inbegrepen te zijn, maar kan er twijfel bestaan of de kosten die verbonden zijn aan de tijdelijke stockage van de bodem binnen of buiten de werf evenzeer inbegrepen is. Bijgevolg werd dergelijke bepaling in de respectievelijke standaardbestekken opgenomen om alle twijfel hieromtrent weg te nemen.

2) Overheidsopdrachten voor leveringen en diensten:

Bij overheidsopdrachten voor leveringen en diensten zijn in de meeste gevallen geen bijkomende verzekeringen nodig, naast de wettelijk verankerde verzekeringen voor arbeidsongevallen en de burgerrechtelijke aansprakelijkheid. De kostprijs voor de laatstvermelde verzekeringen is in principe inbegrepen in de algemene kosten en winst.

6.4.16. Prijs- en kostenonderzoek

Bij elke overheidsopdracht, ongeacht het type overheidsopdracht en ongeacht de plaatsingsprocedure, is de aanbestedende overheid verplicht de prijzen of kosten uit de verschillende offertes te onderzoeken.

Omdat het ontdekken van abnormaliteiten in de offerteprijzen of ­kosten niet steeds eenvoudig is, kan de aanbestedende overheid bij de betrokken inschrijver een boekhoudkundig onderzoek uitvoeren ten einde vast te stellen of de informatie die de inschrijver heeft verstrekt tijdens het prijs­ of kostenonderzoek wel correct is. Voor dit boekhoudkundig onderzoek is, in tegenstelling tot de vorige wetgeving, geen bepaling in het bestek vereist.

Bij het onderzoek van de boekhouding kan de aanbestedende overheid zich desnoods laten bijstaan door een externe partner. Het spreekt voor zich dat deze externe partner eveneens via een overheidsopdracht moet worden aangeduid.

Voorbeeld: het boekhoudkundig onderzoek wordt uitgevoerd door een onafhankelijke bedrijfsrevisor die via een afzonderlijke overheidsopdracht werd aangesteld.

6.4.17. Abnormale totaalprijzen

Bij een overheidsopdracht voor werken of een overheidsopdracht voor diensten in een fraudegevoelige sector die via een openbare of niet­ openbare procedure wordt geplaatst, waarbij de economisch meest voordelige offerte wordt bepaald op basis van de prijs, wordt bij het onderzoek van de offertes (zie punt 10.2.2.10) een gemiddelde offerteprijs berekend. Alle offertes waarvan het totaalbedrag minstens 15% onder dit gemiddelde bedrag ligt, worden behept met een vermoeden van abnormaliteit en zullen nader moeten worden onderzocht door de aanbestedende overheid.

Deze regel is in ieder geval van toepassing op bovenvermelde overheids­opdrachten alsook voor opdrachten voor werken of diensten in de fraudegevoelige sectoren via een openbare of niet-­openbare procedure worden geplaatst en waar de economische meest voordelige offerte wordt bepaalde op basis van de kosten of op basis van de beste prijs­ kwaliteitsverhouding waar de  prijs  voor  ten  minste  50%  doorweegt.  In deze gevallen kan de aanbestedende overheid de bovenvermelde drempel van 15% verhogen. Bij dergelijke verhoging moet rekening worden gehouden met het gewicht van de prijs ten opzichte van de overige gunningscriteria. Hoe minder de prijs doorweegt, hoe hoger het percentage kan worden opgetrokken. Een percentage van 30% is weliswaar niet strikt verboden, maar moet toch als een soort van impliciete bovengrens worden beschouwd. Hogere percentages hebben het risico het vermoeden in belangrijke mate uit te hollen.

Via een bepaling in het bestek kan de bovenstaande regeling ook toepasselijk worden gemaakt voor overheidsopdrachten voor leveringen of diensten uit de niet­-fraudegevoelige sectoren waarbij de economisch meest voordelige offerte enkel wordt geëvalueerd op basis van de prijs. Dergelijke uitbreiding wordt echter niet aangeraden.

6.4.18. Taalgebruik

De wetgeving rond het taalgebruik in bestuurszaken is van toepassing op de documenten die de aanbestedende overheid zelf ter beschikking stelt. In concreto betekent dit dat zowel de aankondiging, het bestek als alle bijlagen van het bestek in principe in het Nederlands moeten worden bekendgemaakt.

Op de documenten die de inschrijver indient, is de taalwetgeving in bestuurszaken niet van toepassing. In principe is de inschrijver dan ook vrij om, binnen bepaalde grenzen (zie punt 10.2.2.1.), zelf te bepalen in welke taal hij zijn offerte indient. Het nuttig zijn dat de aanbestedende overheid in het bestek een bepaling opneemt waarbij offertes in specifieke talen worden toegelaten, zeker in een markt waar alleen buitenlandse ondernemingen actief zijn.

Naast het toelaten dat een offerte in een ander taal wordt  ingediend,  kan de aanbestedende overheid een vertaling vragen van de bijlagen van de offerte die in een andere taal werden ingediend. Het is aangewezen

(1) in het bestek aan te geven dat deze vertaling gebeurt op kosten van de inschrijver en (2) dat het vertaalde document het enige rechtsgeldige document is waarop de beoordeling van de offerte gebeurt en dat de aanbestedende overheid niet aansprakelijk kan worden gesteld voor eventuele vertaalfouten.

6.4.19. Verbintenistermijn

De verbintenistermijn is de termijn gedurende dewelke de inschrijvers gebonden  zijn  door  hun  offerte.  In  principe  bedraagt  deze  termijn 90 kalenderdagen,  maar  in  het  bestek  kan  deze  termijn  worden opgetrokken. Zo werd in het standaardbestek SB250 en het overkoepelend standaardbestek een termijn van 120 kalenderdagen voorzien. Het is mogelijk om in het bestek nog langere termijnen te voorzien, maar al te lange termijnen (bijvoorbeeld 270 of 360 dagen) worden afgeraden. Een onredelijk lange verbintenistermijn kan inschrijvers er immers van weerhouden een offerte in te dienen of kan ertoe leiden dat de prijzen aanzienlijk worden verhoogd omdat men zich zal willen indekken voor eventuele prijsschommelingen tijdens de verbintenistermijn.

De start van de verbintenistermijn is de eerste dag volgend op de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.

6.4.20. Onderaannemers

In het bestek kan gevraagd worden dat de inschrijver in zijn offerte aanduidt welk gedeelte van de overheidsopdracht men voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemers men daartoe voorstelt.

Onderaanneming kan in principe niet worden verboden, aangezien dergelijke bepaling een concurrentiebeperkend effect heeft. Een onder­ aannemer kan beroep doen op een onderaannemer en dit binnen de contouren van artikel 12/3 KB Uitvoering 2017 (zie punt 13.3.).

Bij de indiening van de offerte heeft een inschrijver niet altijd zicht op  het gedeelte dat hij in onderaanneming wenst te geven, laat staan de identiteit van de onderaannemers. Zo is het niet ongebruikelijk dat de gekozen inschrijver een gedeelte van de overheidsopdracht naderhand laat uitvoeren door één van zijn concurrenten uit de initiële procedure.

Bij overheidsopdrachten voor werken moet de aanbestedende overheid eisen dat de ingezette onderaannemer over een erkenning beschikt die overeenstemt met het gedeelte van de werken dat aan hem wordt toe­ vertrouwd en dit ongeacht de plaats van de onderaannemer in de onder­ aannemingsketen (zie punt 13.3.).

Let op: soms is de inschrijver verplicht in zijn offerte aan te geven welk gedeelte van de overheidsopdracht hij in onderaanneming zal geven. Dit is met name het geval wanneer de inschrijver met het oog op zijn selectie beroep moest doen op de draagkracht van een derde, zoals voorzien in artikel 73, §2, KB Plaatsing 2017.

6.4.21. Vorm en inhoud van de offerte

Onder deze rubriek vermeldt het bestek doorgaans dat de offerte moet worden ingediend op de modelformulieren (offerteformulier en de samenvattende opmeting of inventaris) die als bijlage aan het bestek werden gevoegd. De inschrijver is evenwel niet verplicht om dat formulier te gebruiken. Hij kan ook zijn eigen formulieren gebruiken. In dat geval hoeft hij niet expliciet te verklaren dat deze documenten conform zijn aan de formulieren die de aanbestedende overheid ter beschikking heeft gesteld. De inschrijver dient er wel zorg voor  te dragen dat zijn eigen formulier  de nodige info bevat om een vergelijking met de offertes van andere inschrijvers mogelijk te maken.

Verder bevat het bestek ook doorgaans een opsomming van alle documenten die bij de offerte moeten worden gevoegd. Belangrijk hierbij is dat deze opsomming niet wordt vergezeld van de woorden “op straffe van nietigheid” (of gelijkaardige termen zoals “verplicht bij te voegen” of “deze documenten zijn essentieel voor de beoordeling van de offerte”). Als dergelijke formulering toch wordt opgenomen, heeft de aanbestedende overheid haar beoordelingsmarge immers zodanig  ingeperkt  dat  zij  elke offerte waar dergelijk document niet werd bijgevoegd verplicht onregelmatig zal moeten verklaren (zie punt 6.1.).

6.4.22. Samenvattende opmeting en inventaris

Wat betreft de afkortingen voor de hoeveelheden die worden gebruikt bij de posten van de samenvattende opmeting of de inventaris wordt verwezen naar punt 6.4.12.

Als wordt gewerkt  met  somposten  (VS,  GS  en  AS)  dient  expliciet  een bepaling te worden opgenomen waarin wordt gesteld dat de opdrachtnemer door de sluiting van de overheidsopdracht niet automatisch het recht heeft deze post te mogen uitvoeren. De uitvoering van dergelijke post is immers gekoppeld aan het al dan niet voorhanden zijn van niet te voorziene prestaties.

Als een inschrijver fouten of leemten in de samenvattende opmeting of inventaris ontdekt, mag hij deze onder bepaalde voorwaarden corrigeren

• Van een fout in de samenvattende opmeting of inventaris is sprake wanneer de inschrijver bij de opmaak van zijn offerte vaststelt dat een bepaalde hoeveelheid uit de samenvattende opmeting of inventaris niet correct is. Indien de fout betrekking heeft op een post met een forfaitaire hoeveelheid, mag men steeds een correctie van deze hoeveelheid voorstellen. Indien het een post met een vermoedelijke hoeveelheid betreft, mag men slechts een correctie voorstellen onder de dubbele voorwaarde dat deze correctie expliciet in het bestek werd toegestaan en de voorgestelde verbetering minstens 10% in min of in meer van de voorziene hoeveelheid bedraagt. Gelet op de problemen die in het verleden zijn gerezen met de voorgestelde correcties aan de vermoedelijke hoeveelheden, wordt afgeraden om in het bestek correcties aan de vermoedelijke hoeveelheden toe te staan. De correctie van de vermoedelijke hoeveelheden werd immers misbruikt om zichzelf een concurrentieel voordeel te kopen ten opzichte van inschrijvers die de fout niet hadden gezien.

Voorbeeld: een post van 100m2 in 25 cm dik schraal beton werd op basis van de plannen geschrapt (en dus met 25% of meer gecorrigeerd) en een nieuwe post van 100m2 in 28 cm dik schraal beton werd toegevoegd (en zou via de leemteformule moeten worden meegenomen naar de andere offertes). De scheeftrekking van de eerlijke mededinging bestond erin dat de overige inschrijvers niet van de vermindering van de oorspronkelijke post konden genieten, maar wel via de leemteformule een extra post kregen aangerekend (en aldus hun prijs voor één prestatie twee maal meegeteld kregen).

• Van een leemte in de samenvattende opmeting of inventaris is sprake wanneer de inschrijver bij de opmaak van zijn offerte vaststelt dat een bepaalde post ontbreekt in de samenvattende opmeting of inventaris. Leemtes mogen steeds worden gesignaleerd.

Elke correctie of leemte dient te worden gedragen door een verantwoordingsnota. Naar de letter van de wet mogen de correcties of leemten worden aangebracht op de eigenlijke samenvattende opmeting of inventaris. Omdat dergelijke correcties soms tot heel wat verwarring kunnen leiden, werd in de diverse standaarden modelbestekken echter bepaald dat de correcties op een apart document moeten worden vermeld. Dat betekent dat de inschrijver aldus op het eigenlijke offerteformulier een prijs moet aangeven voor de initiële hoeveelheid en in de verantwoordingsnota een prijs voor de gecorrigeerde hoeveelheid. Die werkwijze laat toe dat de aanbestedende overheid, indien de voorgestelde correctie naderhand als niet terecht wordt beschouwd, toch nog over een prijs beschikt voor de initiële hoeveelheid.

Op te merken valt dat in de offerte slechts de minder cruciale fouten en leemten mogen worden gecorrigeerd. Fouten en leemten die van aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, moeten immers onmiddellijk en dus voor de opening van de offertes aan de aanbestedende overheid worden gemeld zodat de fout of leemte via een terechtwijzend bericht kan worden gecorrigeerd.

6.4.23. Voorrangsorde van de documenten

Als de diverse opdrachtdocumenten elkaar zouden tegenspreken, is er een wettelijke voorrangsorde bepaald. In principe primeren de plannen op het bestek en primeert het bestek op zijn beurt op de samenvattende opmeting of inventaris. Bij een genormaliseerde post wordt deze volgorde echter gewijzigd. In dergelijk gevallen blijven de plannen nog steeds primeren op de andere documenten, maar krijgt de samenvattende opmeting of inventaris wel voorrang op de bestektekst. Bij de niet-­genormaliseerde post blijft de wettelijke volgorde behouden.

In heel wat overheidsopdrachten voor werken van het beleidsdomein MOW zal de samenvattende opmeting niet als een eenvoudige inlichting gelden. Bij een genormaliseerde post heeft dit document immers voorrang op een daarmee strijdige bestektekst. Bij overheidsopdrachten voor leveringen en diensten zijn er momenteel geen genormaliseerde posten beschikbaar. Bij overheidsopdrachten voor leveringen en diensten zullen de plannen en de bestektekst in geval van tegenstrijdigheden steeds primeren op de inventaris. Om alle discussie uit te sluiten kan de aanbestedende overheid, ongeacht het type overheidsopdracht, in het bestek bepalen dat de inventaris enkel als eenvoudige inlichting geldt.

6.4.24. Indiening van de offertes

In principe dienen de offertes en  de  aanvragen  tot  deelneming  bij  een openbare of niet­-openbare procedure via elektronische weg (via e-Tendering) te worden ingediend. Bij onderhandelingsprocedures, ook de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, dienen minstens de eerste initiële offertes en de definitieve offertes via e-Tendering te worden ingediend. Tussentijdse offertes kunnen via e-Tendering of andere kanalen zoals per e-mail worden ingediend.

Inzake de indiening via e-­Tendering wordt normaliter een vrij uitgebreide bepaling opgenomen in het bestek waarbij onder meer wordt  bepaald   in welk formaat de offerte moet worden ingediend, wat de maximale omvang van elk document is, hoe de offerte elektronisch kan worden ondertekend en een bepaling inzake de indiening van monsters, maquettes en modelstukken.

6.5. Bepalingen inzake de uitvoering van de overheidsopdracht

.

6.5.1. KB Uitvoering 2017

Bij de opmaak van een bestek, en in het bijzonder wat de bepalingen inzake de uitvoering betreft, is het van belang om te bepalen of het KB Uitvoering 2017 van toepassing is op de overheidsopdracht. Het KB Uitvoering 2017 bevat de algemene regels die van toepassing zijn op de uitvoering van overheidsopdrachten en vormt als het ware de algemene voorwaarden waarbinnen een aanbestedende overheid overeenkomsten aangaat met derden.

Of deze regels van het KB Uitvoering 2017 daadwerkelijk dienen te worden toegepast, hangt af van de geraamde waarde van de overheidsopdracht. In grote lijnen kan het volgende onderscheid worden gemaakt:

• overheidsopdrachten waarvan het geraamd bedrag het bedrag van 30.000 euro niet bereikt: de regels uit het KB Uitvoering 2017 zijn in principe niet van toepassing;
• overheidsopdrachten waarvan het geraamd bedrag minstens 30.000 euro bedraagt: alle regels van het KB Uitvoering 2017 zijn in principe van toepassing.

Daarnaast zijn de bepalingen van het KB Uitvoering 2017, behoudens enkele uitzonderingen (onder meer de regels inzake de betalingstermijnen), ongeacht de waarde van de overheidsopdracht, niet van toepassing:

• in enkele gevallen waarbij de onderhandelingsprocedure zonder vooraf­ gaande bekendmaking kan worden toegepast;
• in het geval van een aantal specifieke in artikel 6 van het KB Uitvoering 2017 opgesomde overheidsopdrachten.

Let op: de overheidsopdrachten die via artikel 6 van de toepassing van het KB Uitvoering 2017 worden onttrokken, zijn voor wat betreft de regels inzake de betaling wel aan het KB Uitvoering 2017 onderworpen. De voorvermelde overheidsopdrachten zijn eveneens aan een aantal regels op vlak van de onderaanneming en de wijzigingen aan de overheidsopdracht onderworpen. Overheidsopdrachten voor de aanstelling van een bedrijfsrevisor, zijn dan weer enkel onderworpen aan de voorvermelde regels op vlak van de onderaanneming en de wijzigingen aan de overheidsopdracht.

6.5.2. Afwijkingen van het KB Uitvoering 2017

Een afwijking van de algemene uitvoeringsregels betekent dat een regel uit het KB Uitvoering 2017 wordt gewijzigd of buiten toepassing wordt gelaten. Bepalingen die het KB Uitvoering 2017 verduidelijken of louter invulling geven aan de marge die in het KB Uitvoering 2017 wordt gelaten, zijn echter geen afwijkingen.

Voorbeeld:

• bijzondere straffen in een bestek moeten niet als een afwijking worden gekwalificeerd, maar als een invulling, aangezien artikel 45, §1 KB Uitvoering 2017 uitdrukkelijk bepaalt dat bijzondere straffen mogelijk zijn.
• het afsluiten van een ABR-polis als voorwaarde opnemen in het bestek voor de uitvoering van de overheidsopdracht is geen afwijking, maar een invulling aangezien artikel 24 KB Uitvoering 2017 melding maakt van “alle andere verzekeringen die opgelegd zijn door de opdrachtdocumenten”.
• bij overheidsopdrachten voor werken bepalen dat de tegenproef steeds door twee afzonderlijke laboratoria, een voor iedere partij, en op twee stalen moet gebeuren, is geen afwijking, maar een toevoeging van artikel 82 KB Uitvoering 2017. Indien echter wordt bepaald dat de tegenproef zich zal uitstrekken over alle resultaten van de initiële proef, zelfs al leverde de initiële proef voor bepaalde eigenschappen een positief resultaat op, dan is er wel sprake van een afwijking aangezien in artikel 82, §2 KB Uitvoering 2017 wordt bepaald dat enkel de eigenschappen die een negatief resultaat opleverden opnieuw worden beproefd.

Afwijkingen zijn onderworpen aan zeer strikte regels. De basisregel is dat enkel mag worden afgeweken van de bedoelde regels wanneer ‘de bijzondere eisen’ van de overheidsopdracht dit noodzakelijk maken. Daarenboven moeten de bepalingen waarvan wordt afgeweken uitdrukkelijk vooraan in het bestek worden opgesomd.

Van sommige bepalingen mag bovendien enkel worden afgeweken wanneer dit uitdrukkelijk wordt gemotiveerd in het bestek. Dit zijn  de  zgn. ‘essentiële’  bepalingen. Als deze motivering ontbreekt, worden  de afwijkingen voor niet geschreven gehouden, behalve indien er na de toewijzing van de overheidsopdracht een overeenkomst wordt gesloten die door beide partijen wordt ondertekend, waarin deze afwijkingen worden geregulariseerd.

Van andere artikelen mag dan weer in het geheel niet afgeweken worden. Als dat toch gebeurt, dienen deze afwijkingen sowieso voor ongeschreven gehouden te worden. Dit is onder meer het geval voor afwijkingen ten aanzien van een aantal bepalingen met betrekking tot de wijzigingen  van de overheidsopdracht gedurende de uitvoering, het toestaan van voorschotten en verwijlintresten en invorderingskosten. Daarnaast kan in principe ook niet worden afgeweken van de bepalingen waarin de betalingstermijn en/of de verificatietermijn wordt verlengd. Ten slotte zullen ook ‘kennelijk onbillijke bepalingen’ als ongeschreven moeten worden beschouwd, voor zover zij betrekking hebben op de betalingstermijnen, de  interestvoet  voor  betalingsachterstand   en   de   vergoeding   van de invorderingskosten. De regelgever heeft weliswaar niet nader gespecificeerd wat ‘kennelijk onbillijk’ is.

Bij raamovereenkomsten voorziet artikel 7 KB Uitvoering 2017 dat het  KB Uitvoering 2017, op een aantal essentiële bepalingen na, niet van toepassing is op de bovenliggende raamovereenkomst. Anderzijds is  het KB Uitvoering 2017 wel volledig van toepassing op de onderliggende bestellingen. Niettemin, is het de aanbestedende overheden toegelaten om bij de uitvoering van de concrete opdrachten (bestellingen), bepalingen op te nemen die afwijken van nagenoeg alle bepalingen van het KB Uitvoering 2017 en dit zonder gebonden te zijn door de strikte regeling uit artikel 9 van hetzelfde KB.

6.5.3. Gemeenschappelijke en specifieke bepalingen

Bij de opmaak van het KB Uitvoering 2017 heeft men getracht zoveel mogelijk gemeenschappelijke bepalingen op te nemen die van toepassing zijn op alle types overheidsopdrachten. Die doelstelling is echter slechts deels geslaagd. Op ieder type overheidsopdrachten blijven dan ook specifieke regels van toepassing. Hieronder zal eerst worden ingegaan op de gemeenschappelijke bepalingen om nadien per type overheidsopdracht de specifieke bepalingen te overlopen.

6.5.3.1. Gemeenschappelijke bepalingen voor alle soorten overheidsopdrachten

.

6.5.3.1.1. Gebruik elektronische middelen

De aanbestedende overheid kan het gebruik van elektronische middelen tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht toestaan dan wel opleggen. Dit kan door het opnemen van een bepaling in het bestek, maar kan in principe ook tijdens de uitvoering van de opdracht worden opgelegd of toegestaan. Het akkoord van de opdrachtnemer is in principe niet vereist.

6.5.3.1.2. Leiding en toezicht

Voor iedere overheidsopdracht moet de aanbestedende overheid, uiterlijk bij de sluiting van de overheidsopdracht, een leidend ambtenaar aanduiden. De leidend ambtenaar staat in voor de dagelijkse leiding over en het toezicht op de uitvoering van de overheidsopdracht. In principe is de leidend ambtenaar het enige aanspreekpunt voor de opdrachtnemer en is hij/zij diegene die de opdrachtnemer aanstuurt (o.a. door het geven van bevelen).

De leidend ambtenaar kan een ambtenaar of personeelslid van de aanbestedende overheid zelf zijn, in dat geval spreekt men van een intern leidend ambtenaar, maar kan evengoed een persoon van buiten de diensten van de aanbestedende overheid zijn, in dat geval is er sprake van een extern leidend ambtenaar.

Voorbeeld: een studiebureau dat tijdens de uitvoering van een overheidsopdracht voor werken aangesteld wordt om de controle en het toezicht op de werken uit te voeren, treedt op als een extern leidend ambtenaar.

• In geval van een interne leidend ambtenaar gaat het KB Uitvoering 2017 uit van de volheid van bevoegdheid. Dat houdt in dat de leidend ambtenaar bevoegd is om, met uitzondering van de taken die het KB Uitvoering 2017 uitdrukkelijk aan een andere instantie toewijst, alle handelingen te stellen die binnen zijn taak liggen.
• Bij een extern leidend ambtenaar gaat het KB Uitvoering 2017 uit van de omgekeerde In dat geval heeft de leidend ambtenaar een beperkt mandaat en kan hij enkel de handelingen stellen die hem uitdrukkelijk werden toegewezen.

De grenzen van het mandaat van de leidend ambtenaar moeten aan de opdrachtnemer worden bekendgemaakt uiterlijk op het moment van de sluiting van de overheidsopdracht. Het valt echter aan te raden om het mandaat van de leidend ambtenaar in het bestek af te lijnen.

Voor iedere overheidsopdracht wordt aangeraden slechts één leidend ambtenaar aan te duiden. Dat geldt ook voor occasioneel gezamenlijke opdrachten. Opdat de andere partners in de overheidsopdracht toezicht kunnen houden op de werken die te hunnen laste vallen, wordt in dergelijke gevallen best gewerkt met gemandateerde toezichters. Deze toezichters geven geen instructies aan de opdrachtnemer, maar maken hun bedenkingen over aan de leidend ambtenaar die de bedenking onderzoekt en indien nodig doorgeeft aan de opdrachtnemer.

6.5.3.1.3. Onderaannemers

In principe is de opdrachtnemer vrij in de keuze van zijn onderaannemers. In bepaalde gevallen kan de aanbestedende overheid de opdrachtnemer echter verplichten beroep te doen op een bepaalde onderaannemer. Dat is meer bepaald het geval als:

• de opdrachtnemer voor de kwalitatieve selectie beroep heeft gedaan op een derde (zie punt 4.9);
• de aanbestedende overheid zelf een onderaannemer heeft aangeduid, de zogenaamde nominated subcontractors. Let wel, ook die nominated subcontractor moet uiteraard aangewezen zijn conform de wetgeving overheidsopdrachten en wordt vermeld in het bestek;
• de opdrachtnemer in zijn offerte aanduidt welk gedeelte van de overheidsopdracht men voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemers men daartoe voorstelt (zie punt 4.20).

In de bovenvermelde gevallen is de opdrachtnemer verplicht een beroep te doen op de desbetreffende onderaannemer(s). Als de opdrachtnemer toch beroep zou willen doen op een andere onderaannemer heeft hij steeds de uitdrukkelijke toestemming van de aanbestedende overheid nodig.

Let op: het wijzigen van een verplichte onderaannemer kan een essentiële wijziging uitmaken waardoor de gelijkheid der inschrijvers wordt geschonden (zie punt 13.5.3.4.). Wees dan ook steeds voorzichtig met het toestaan van andere onderaannemers.

Een volgende verplichting die in artikel 12, §4, KB Uitvoering 2017 werd vervat, betreft de verplichting om bij overheidsopdrachten voor werken expliciet te verwijzen naar artikel 1798 BW dat handelt over de rechtstreekse vordering van de onderaannemer. Zonder op de details van dit artikel in te gaan, laat artikel 1798 BW toe dat de onderaannemer, die nochtans geen contractuele band met de aanbestedende overheid heeft, onder bepaalde voorwaarden toch de aanbestedende overheid kan aanspreken voor de betaling van de prestaties die hij in opdracht van de hoofdaannemer heeft verricht.

Als de aanbestedende overheid een rechtstreekse vordering van de onderaannemer ontvangt, kan er niet meer bevrijdend betaald worden aan de opdrachtnemer, maar moet hiervoor contact opgenomen worden met de Dienst Derdengeschillen van het departement Financiën & Begroting. Deze dienst staat in voor het beheer en de behandeling van de rechtstreekse vorderingen.

In het kader van de strijd tegen de sociale fraude werden in het KB Uitvoering 2017 een aantal nieuwe maatregelen ingeschreven. Zo voorziet artikel 12/1 KB Uitvoering 2017 in een verplichting tot transparantie inzake de ingezette onderaannemers en dit voor overheidsopdrachten  in de fraudegevoelige sector. De fraudegevoelige sector omvat enerzijds alle overheidsopdrachten voor werken en anderzijds een aantal dienstenopdrachten, zoals schoonmaak­ en bewakingsopdrachten.

In concreto zal de opdrachtnemer de naam, de contactgegevens en de wettelijke vertegenwoordiger van alle onderaannemers moeten doorgeven. In het standaardbestek werd voorzien dat deze gegevens minstens 15 dagen voor de aanvang van het betrokken gedeelte van de overheidsopdracht moeten worden meegedeeld.

De opdrachtnemer is vrij in de manier waarop deze informatie wordt meegedeeld. Voor Europese overheidsopdrachten voorziet de wetgeving weliswaar in de mogelijkheid om deze informatie via een Uniform Europees Aanbestedingsdocument aan te leveren. Gelet op de complexiteit die gepaard gaat met de invulling van en de controle op het Uniform Europees Aanbestedingsdocument wordt aangeraden slechts uitzonderlijk van deze mogelijkheid gebruik te maken. Ook in de standaardbestekken van MOW wordt niet voor deze optie gekozen.

Een bijkomende maatregel in het kader van de strijd tegen de sociale fraude is de verplichting voor de aanbestedende overheden om in hoofde van de rechtstreekse onderaannemers te gaan controleren of deze zich niet in een situatie van de uitsluiting bevinden. Deze controle moet worden uitgevoerd zodra de informatie bedoeld in artikel 12/1 KB Uitvoering 2017 werd ontvangen en is verplicht bij overheidsopdrachten in de fraudegevoelige sector waarvan de geraamde waarde de Europese drempels  bereikt  of  overschrijdt.  De  aanbestedende  overheid  zou  de beschreven controle kunnen uitbreiden naar de onderaannemers verderop de onderaannemingsketen (in de tweede of derde graad). In de standaardbestekken van MOW wordt van deze mogelijkheid echter geen gebruik gemaakt.

Een volgende maatregel in het kader van de strijd tegen de sociale dumping is de mogelijkheid waarover de aanbestedende overheid beschikt om in het bestek te eisen dat de ingezette onderaannemers, in verhouding tot het gedeelte van de overheidsopdracht dat hen wordt toegekend, moeten voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid zoals deze in de aankondiging of het bestek werden gevraagd. Gegeven dat bij overheidsopdrachten voor werken vaak geen extra selectiecriteria bovenop de erkenning worden gevraagd, en gelet op de tijd die de controle van alle onderaannemers in beslag zal nemen, wordt in de standaardbestekken van MOW aangeraden voorzichtig om te gaan met het opleggen van dergelijke bestekseis.

6.5.3.1.4. Intellectuele rechten - resultaten

In de regel verkrijgt de aanbestedende overheid niet de intellectuele eigendommen die ontstaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de overheidsopdracht. De aanbestedende overheid verkrijgt enkel een gebruiksrecht. De intellectuele rechten blijven in principe eigendom van de opdrachtnemer.

De wetgeving heeft echter enkele  uitzonderingen  voorzien.  Zo  verkrijgt de aanbestedende overheid  wel  de  intellectuele  eigendom  als het voorwerp van de overheidsopdracht de creatie, fabricage of ontwikkeling van tekeningen en modellen, alsook van emblemen omvat. Als de overheidsopdracht met andere woorden tot doel heeft om auteursrechtelijke zaken te creëren, zal de aanbestedende overheid niet enkel het gebruiksrecht, maar ook de intellectuele eigendom verwerven. Ook domeinnamen die aangemaakt worden in het kader van een overheidsopdracht, kan de aanbestedende overheid laten registreren en beschermen.

Bovendien voorziet het KB Uitvoering 2017, zowel bij de algemene regel als bij de bovenvermelde uitzonderingen, in de mogelijkheid om in het bestek een andersluidende bepaling op te nemen. Dergelijke andersluidende bepalingen moeten niet als een afwijking op het KB Uitvoering 2017 worden gekwalificeerd.

6.5.3.1.5. Intellectuele rechten - methodes en knowhow

Het bovenvermelde artikel 19 KB Uitvoering 2017 handelt over de intellectuele rechten die kunnen worden geacht deel uit te maken van de resultaten van de overheidsopdracht. Naar aanleiding van de uitvoering van de overheidsopdracht kan de opdrachtnemer ook methodes en knowhow ontwikkelen die niet kunnen worden geacht tot de resultaten van de overheidsopdracht te behoren. In artikel 20 KB Uitvoering 2017 wordt bepaald dat de aanbestedende overheid niet de intellectuele rechten op deze methodes en knowhow verkrijgt. Ook hier is echter een andersluidende bepaling in het bestek mogelijk.

Let op: het valt niet aan te raden om in het bestek de eigendom te eisen van methodes en knowhow die tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht enkel gebruikt worden en niet noodzakelijk zijn om het resultaat te kunnen gebruiken. Dergelijke bepalingen zullen enkel onnodige kosten voor de aanbestedende overheid genereren aangezien de inschrijvers de kosten hiervan zullen doorrekenen. Meer zelfs, deze bepaling zou ertoe kunnen leiden dat sommige geïnteresseerden volledig afzien van deelname aan de overheidsopdracht.

6.5.3.1.6. Verzekeringen

Voor de uitvoering van een overheidsopdracht is de opdrachtnemer steeds verplicht een aantal verzekeringen af te sluiten, meer bepaald een verzekering inzake arbeidsongevallen, alsook een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden. Deze verplichting geldt niet enkel voor overheidsopdrachten voor werken, maar ook voor overheidsopdrachten voor leveringen en diensten.

Het KB Uitvoering 2017 voorziet daarnaast dat in het bestek andere verzekeringen verplicht kunnen worden opgelegd. Door het inschrijven van die mogelijkheid in het KB Uitvoering 2017 moeten bijkomende verzekeringen niet als een afwijking op het KB Uitvoering 2017 worden beschouwd.

Voorbeeld: een verzekering voor tienjarige aansprakelijkheid of een verzekering “alle bouwplaatsrisico’s” (ABR-polis) bij overheidsopdrachten voor werken.

Om de gelijkheid der inschrijvers te garanderen is het van belang dat  het bestek duidelijk de minimumvereisten (gedekte risico’s, bedrag van de dekking, franchise, …) van de verschillende verzekeringen omschrijft, niet alleen voor de toegevoegde verzekeringen, maar ook voor de verplichte verzekeringen. Zo niet, kunnen inschrijvers zeer uiteenlopende verzekeringen aanbieden waardoor de offertes onvergelijkbaar kunnen worden. In het slechtste geval is het mogelijk dat de verzekering nutteloos blijkt eenmaal ze nodig is.

Als in het bestek naast de wettelijk voorziene verzekeringen bijvoorbeeld een ABR-­polis of een verzekering voor tienjarige aansprakelijkheid wordt vereist, is het binnen het Beleidsdomein MOW gebruikelijk hiertoe aparte posten te voorzien in de samenvattende opmeting of inventaris. Dit laat onder meer toe een controle uit te voeren op de prijszetting voor deze verzekeringen.

6.5.3.1.7. Borgtocht

.

6.5.3.1.7.1. Principe

Tijdens de uitvoering van een overheidsopdracht geldt de borgtocht als onderpand voor de correcte uitvoering van de verplichtingen van de opdrachtnemer. De aanbestedende overheid kan er ambtshalve de sommen van afhouden die haar toekomen, zoals vertragingsboetes, straffen, e.d.

In principe is een borgtocht verplicht voor alle overheidsopdrachten met uitzondering van:

• overheidsopdrachten met een bedrag kleiner dan 50.000 euro;
• overheidsopdrachten voor leveringen en diensten met een maximale uitvoeringstermijn van 45 dagen;
• sommige dienstenopdrachten.

De aanbestedende overheid kan in het bestek een andersluidende bepaling opnemen en voor die overheidsopdrachten toch een borgtocht eisen. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld informaticaopdrachten, valt dat zelfs aan te raden aangezien het als stok achter de deur voor de aanbestedende overheid kan dienen. Een dergelijke bepaling in het bestek maakt geen afwijking uit op het KB Uitvoering 2017 en hoeft dan ook niet uitdrukkelijk gemotiveerd worden of opgenomen worden in de lijst van artikelen waarvan wordt afgeweken in het bestek.

6.5.3.1.7.2. Bedrag

De borgtocht bedraagt 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag, maar moet wel afgerond worden naar het hoger tiental euro.

De borgtocht wordt berekend op het  totale  inschrijvingsbedrag. Geraamde sommen en voorbehouden sommen maken deel uit van het opdrachtbedrag en moeten dan ook mee in rekening worden gebracht voor het bepalen van de borgtocht. Voor overheidsopdrachten voor leveringen en diensten die geen totale prijs vermelden, wordt de borgtocht bepaald op basis van het geraamde maandelijkse bedrag van de overheidsopdracht vermenigvuldigd met zes.

Voor overheidsopdrachten waarbij in bijzondere modaliteiten werd voor­ zien, gelden specifieke regels voor het berekenen van de borgtocht.

• Zo wordt de borgtocht bij een raamovereenkomst die aan meerdere inschrijvers wordt gegund, in principe gesteld per effectief gesloten opdracht of bestelling. Bij een raamovereenkomst met één enkele inschrijver kan de aanbestedende overheid echter een globale borgtocht In dit laatste geval dient de berekeningswijze van de borgtocht in het bestek te worden vermeld.
• Bij overheidsopdrachten in vaste en voorwaardelijke gedeelten wordt de borgtocht dan weer gesteld per toegekend gedeelte. Dat houdt in dat bij sluiting van de overheidsopdracht de borgtocht in eerste instantie wordt berekend op het vaste gedeelte en later wordt bijgestort per voorwaardelijk gedeelte dat wordt besteld.

Zo nodig moet de borgtocht aangepast worden in de loop van de uitvoering van de overheidsopdracht. Dit dient met name te gebeuren wanneer de oorspronkelijke opdrachtsom in de loop van de uitvoering met meer dan 20 percent toeneemt (bv. door de uitvoering van meerwerken) of afneemt.

In uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende overheid een hogere borgtocht wensen. Bepalingen hieromtrent moeten beschouwd worden als een afwijking op het KB Uitvoering 2017, die bovendien uitdrukkelijk in het bestek moet worden gemotiveerd op basis van de bijzondere eisen van de overheidsopdracht.

6.5.3.1.7.3. Aard

De borgtocht kan worden gesteld in speciën, publieke fondsen, via een gezamenlijke borgtocht of via een waarborg vanwege een kredietinstelling. De opdrachtnemer heeft de vrije keuze om te bepalen op welke manier hij aan de waarborgverplichting voldoet.

Let op:

• Een borgtocht via publieke fondsen is niet gelijk aan een borgtocht in aandelen. Publieke fondsen vertegenwoordigen een vaste waarde die in principe niet fluctueert in de tijd. Aandelen zijn echter onderhevig aan beurskoersen waardoor ze drastisch in waarde kunnen dalen, hetgeen zou betekenen dat een deel van de borgtocht verloren gaat buiten de wil van de aanbestedende overheid om.
• Als de borgtocht via een bank- of kredietinstelling wordt gesteld, is het van belang om onder meer de duur van deze borgtocht te verifiëren.

Voorbeeld: in sommige gevallen worden de borgtochten door de kredietinstellingen of verzekeringsmaatschappijen slechts voor een beperkte periode toegekend. Als die periode te kort is of als de overheidsopdracht vertraging oploopt kan deze tijdens de uitvoering komen te vervallen en heeft de aanbestedende overheid geen borgtocht meer om eventuele bedragen op in te houden. Dergelijke borgtocht is dan ook onaanvaardbaar.

6.5.3.1.8. Plannen en documenten

Als de opdrachtnemer dit vraagt, is de aanbestedende overheid  verplicht een kopie van de plannen, die als basis voor de plaatsing van de overheidsopdracht hebben gediend, kosteloos ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer. Bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan de opdrachtnemer, naast een kopie van de plannen, ook een kopie van de andere opdrachtdocumenten vragen. Deze documenten moeten kosteloos, en indien mogelijk op elektronische wijze, ter beschikking worden gesteld.

De opdrachtnemer zal tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht ook vaak zelf detail­ en werktekeningen moeten maken, zeker in het geval van opdrachten voor werken. Dat gebeurt op zijn kosten. Het bestek kan echter vastleggen dat bepaalde tekeningen eerst ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden voorgelegd. Die beschikt daarvoor over een termijn van dertig dagen (of vijftien dagen in geval van het opnieuw voorleggen van afgekeurde tekeningen). Het bestek dient

Als de opdrachtnemer dit vraagt, is de aanbestedende overheid  verplicht een kopie van de plannen, die als basis voor de plaatsing van de overheidsopdracht hebben gediend, kosteloos ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer. Bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan de opdrachtnemer, naast een kopie van de plannen, ook een kopie van de andere opdrachtdocumenten vragen. Deze documenten moeten kosteloos, en indien mogelijk op elektronische wijze, ter beschikking worden gesteld.

De opdrachtnemer zal tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht ook vaak zelf detail­ en werktekeningen moeten maken, zeker in het geval van opdrachten voor werken. Dat gebeurt op zijn kosten. Het bestek kan echter vastleggen dat bepaalde tekeningen eerst ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden voorgelegd. Die beschikt daarvoor over een termijn van dertig dagen (of vijftien dagen in geval van het opnieuw voorleggen van afgekeurde tekeningen). Het bestek dient

Als de opdrachtnemer dit vraagt, is de aanbestedende overheid  verplicht een kopie van de plannen, die als basis voor de plaatsing van de overheidsopdracht hebben gediend, kosteloos ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer. Bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan de opdrachtnemer, naast een kopie van de plannen, ook een kopie van de andere opdrachtdocumenten vragen. Deze documenten moeten kosteloos, en indien mogelijk op elektronische wijze, ter beschikking worden gesteld.

De opdrachtnemer zal tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht ook vaak zelf detail­ en werktekeningen moeten maken, zeker in het geval van opdrachten voor werken. Dat gebeurt op zijn kosten. Het bestek kan echter vastleggen dat bepaalde tekeningen eerst ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden voorgelegd. Die beschikt daarvoor over een termijn van dertig dagen (of vijftien dagen in geval van het opnieuw voorleggen van afgekeurde tekeningen). Het bestek dient eveneens te bepalen onder welke vorm en op hoeveel exemplaren deze plannen en documenten ter beschikking moeten worden gesteld.

Let op: iedere overschrijding van de goedkeuringstermijnen geeft de opdrachtnemer in principe recht op een evenredige verlenging van de uitvoeringstermijn. Als de aanbestedende overheid hiermee problemen verwacht, zou een andere regeling in het bestek kunnen worden voorzien. Dergelijke aanpassing is een afwijking van het KB Uitvoering 2017 die echter niet in het bestek uitdrukkelijk dient te worden gemotiveerd.

Voorbeeld: bij een grote opdracht dient de opdrachtnemer een groot aantal werktekeningen ter goedkeuring voor te leggen aan de aanbestedende overheid. In praktijk gebeurt het dat de opdrachtnemer meerdere tekeningen tegelijk ter goedkeuring voorlegt, waardoor het voor de aanbestedende overheid niet haalbaar is om de voorziene termijnen ter goedkeuring te halen.

6.5.1.3.9. Wijzigingen aan de overheidsopdracht

De rode draad bij wijzigingen aan een overheidsopdracht is dat de aanbestedende overheid zoveel mogelijk moet proberen te anticiperen  op mogelijke aanpassingen aan de overheidsopdracht door in het bestek één of meerdere contractuele wijzigingsclausules op te nemen. Zo werden met name de diverse mogelijkheden inzake de klachten en verzoeken geherformuleerd als contractuele wijzigingsclausules. Elke wijzigingsclausule dient op een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige manier te worden opgenomen in het bestek en dit opdat de inschrijvers de impact van de wijzigingsclausules op de inhoud van hun offerte afdoende kunnen inschatten.

6.5.3.1.9.1. Prijsherziening

Artikel 38/7 KB Uitvoering 2017 bevat de verplichting om bij bepaalde overheidsopdrachten een prijsherzieningsclausule op te nemen in het bestek.

In principe dient voor  elke  overheidsopdracht  voor  werken  en  manuele diensten te worden voorzien in een prijsherziening. Voor overheidsopdrachten voor leveringen en niet­-manuele diensten is een prijsherziening weliswaar niet verplicht, maar wordt dit wel aangeraden. Dit advies geldt des te meer voor opdrachten met een lange uitvoerings­termijn.

Als de aanbestedende overheid van artikel 38/7 KB Uitvoering 2017 wenst af te wijken, en alsnog een overheidsopdracht voor werken of manuele diensten van herziening wil uitsluiten, zal daartoe geen uitdrukkelijke motivering moeten worden opgenomen in het bestek maar moet wel kunnen worden aangetoond dat de afwijking noodzakelijk was omwille van de bijzondere eisen van de overheidsopdracht.

Op bovenstaande verplichting om een prijsherziening op te nemen, is één beperkte uitzondering. Zo is er geen verplichting een prijsherziening te voorzien voor overheidsopdrachten met een geraamd bedrag onder de 120.000 euro en een uitvoeringstermijn die minder dan 120 werkdagen of 180 kalenderdagen beslaat.

Let op: het gaat hier om cumulatieve voorwaarden. Als één van beide voorwaarden niet is vervuld, is er wel een verplichting tot de opname van een prijsherziening.

Als effectief een prijsherzieningsformule werd opgenomen, moet in principe worden gewerkt met een formule waarin de werkelijke kostenstructuur van de overheidsopdracht of van de betrokken post wordt weerspiegeld. Bij overheidsopdrachten voor leveringen en niet-­manuele diensten kan de aanbestedende overheid, voor zover zij moeilijkheden kan aantonen bij het samenstellen van dergelijke formule, de herziening ook koppelen aan de evolutie van een indexcijfer (zoals de gezondheidsindex of de index van de consumptieprijzen).

De prijsherzieningsformule kan een vaste factor bevatten. Die factor is het gedeelte van de kostprijs dat niet voor herziening in aanmerking komt. De opname van een vaste factor is een mogelijkheid voor de aanbestedende overheid, geen verplichting. Voor overheidsopdrachten van MOW wordt doorgaans gebruik gemaakt van een vaste factor.

Ten slotte dient te worden opgemerkt dat posten waar gebruik wordt gemaakt van een voorbehouden som of een geraamde som (VS­ of GS­ posten) steeds van herziening zijn uitgesloten. Deze posten worden immers gebruikt om bepaalde prestaties of heffingen aan reële kostprijs terug te betalen.

6.5.3.1.9.2. Onvoorziene omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer

Als de opdrachtnemer tijdens de uitvoering met onvoorzienbare omstandigheden wordt geconfronteerd, kan de opdrachtnemer onder bepaalde voorwaarden aanspraak maken op een verlenging van de uitvoeringstermijn en/ of een andere compensatie. Die andere compensatie kan onder de vorm van  een  schadevergoeding,  een  verbreking  van de overheidsopdracht of een andere vorm van herziening van de overeenkomst. Om voor een andere vorm van compensatie in aanmerking te komen, zal de opdrachtnemer moeten aantonen een zeer belangrijk nadeel te hebben geleden.

Het zeer belangrijk nadeel werd verder geconcretiseerd in artikel 38/9, §3 KB Uitvoering 2017:

• ­bij overheidsopdrachten voor werken en manuele diensten zijn er twee mogelijkheden afhankelijk van de gebruikte gunningscriteria:

1) indien de prijs voor minstens 50% heeft doorgewogen in de keuze van de economisch meest voordelige offerte, moet een dubbele toets In eerste instantie moet worden nagegaan of de geleden schade minstens 2,5% van het initiële opdrachtbedrag beloopt. Zo ja, is er reeds sprake van een zeer belangrijk nadeel. Zo niet, kan er echter nog steeds sprake zijn van een zeer belangrijk nadeel indien de schade in absolute cijfers (in euro) boven een bepaalde drempel uitkomt. Deze drempels variëren van 175.000 euro tot 300.000 euro afhankelijk van de hoogte van het initiële opdrachtbedrag.

2) indien de economisch meest voordelige offerte wordt bepaald op basis van de beste prijskwaliteitsverhouding waarbij de prijs voor minder van 50% doorweegt, moet enkel worden nagegaan of de geleden schade minstens 2,5% van het initiële opdrachtbedrag

• bij overheidsopdrachten voor leveringen en de niet­manuele diensten is er slechts sprake van een zeer belangrijk nadeel indien de geleden schade minstens 15% van het oorspronkelijk opdrachtbedrag

In theorie kan van bovenstaande regeling worden afgeweken in het bestek. Deze afwijking dient uitdrukkelijk te worden gemotiveerd, wat impliceert dat de aanbestedende overheid minstens over data zal moeten beschikken die het optrekken van de drempel kan verantwoorden.

Voorbeeld: als de conjunctuur aantrekt waardoor de marges in een bepaalde werkensector substantieel verbeteren, kan worden overwogen het bovenvermelde percentage van 2,5% op te trekken.

6.5.3.1.9.3. Schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid en incidenten bij de uitvoering

De aanbestedende overheid kan in het bestek voorzien dat zij het recht heeft om de uitvoering van de overheidsopdracht te schorsen als zij van oordeel is dat de overheidsopdracht niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd. In dergelijk geval wordt de uitvoeringstermijn tijdelijk stopgezet voor de periode van schorsing, maar kan de opdrachtnemer geen aanspraak maken op een schadevergoeding. Om van die mogelijkheid gebruik te maken, moet de aanbestedende overheid dergelijke periodes van schorsing in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige bewoordingen in het bestek aanduiden, zodat de inschrijvers met deze schorsingsperiodes rekening kunnen houden bij de opmaak van hun offertes.

Voorbeeld 1: bij een overheidsopdracht voor werken aan de kust moet worden gewerkt in een gebied waar veel broedvogels voorkomen. Bijgevolg wordt in het bestek opgenomen dat de uitvoering van de overheidsopdracht zal worden geschorst in de periode tussen 15 maart en 31 oktober.

Voorbeeld 2: bij een overheidsopdracht voor wegenwerken moet onder meer een nieuwe toplaag worden aangelegd. Bijgevolg wordt in het bestek opgenomen dat de toplaag niet kan worden aangebracht in de periode tussen 1 december en 1 maart en dat de uitvoering van de overheidsopdracht in die periode zal worden geschorst.

6.5.3.1.9.4. Nazicht boekhoudkundige stukken

Artikel 38/18 KB Uitvoering 2017 verschaft de aanbestedende overheden de mogelijkheid om bij de opdrachtnemer een boekhoudkundig onderzoek uit te voeren als de opdrachtnemer zich beroept op een contractuele wijzigingsclausule. Dit onderzoeksrecht strekt zich echter niet uit tot de eventuele onderaannemers. De uitbreiding van het onderzoeksrecht naar de onderaannemers kan in heel wat gevallen echter bijzonder nuttig zijn. Vandaar dat in de standaardbestekken van MOW in principe een bepaling is voorzien die de opdrachtnemer verplicht dit onderzoeksrecht ook mogelijk te maken bij zijn onderaannemers (via een zogenaamd “beding ten behoeve van derden” dat in de overeenkomst tussen opdrachtnemer en zijn onderaannemers moet worden opgenomen).

Bij het onderzoek van de boekhouding kan de aanbestedende overheid zich desnoods laten bijstaan door een externe partner. Het spreekt voor zich dat deze externe partner eveneens via een overheidsopdracht moet worden aangeduid (zie punt 6.4.16).

6.5.3.1.10. Keuringen

De keuring heeft tot doel na te gaan of de te verwerken producten,       de uitgevoerde werken, de leveringen of de verleende diensten overeenstemmen met de voorwaarden van de overheidsopdracht. Er bestaan twee soorten keuringen, de voorafgaande keuring en de a posteriori keuring.

In geval van een voorafgaande keuring worden producten gekeurd voordat ze verwerkt worden, terwijl bij een a posteriori keuring de keuring plaats­ vindt na de verwerking van de producten en wordt nagegaan of de producten volgens de regels van de kunst werden verwerkt.

Voorbeeld: wanneer een nieuwe weg in een asfalt wordt aangelegd, is er een risico dat er holle ruimtes in het asfalt ontstaan. Deze holle ruimtes kunnen uiteraard pas worden ontdekt via een a posteriori keuring wanneer het asfalt al werd aangelegd.

In de regel mogen producten slechts worden verwerkt nadat ze gekeurd werden door de leidend ambtenaar of zijn gemachtigde. A posteriori keuringen zijn bijgevolg de uitzondering en zijn enkel mogelijk voor zover het bestek a posteriori keuringen voorziet voor welbepaalde prestaties.

De aanbestedende overheid beschikt over de mogelijkheid van de voorafgaande keuring af te zien als de producten tijdens hun productie reeds door een conformiteitsbeoordelingsinstantie werden gecontroleerd. In de standaardbestekken van MOW wordt onder meer van de keuring afgezien voor producten die over het Benor­merk beschikken.

De aanbestedende overheid beschikt over een termijn van dertig of zestig dagen om de resultaten aan de opdrachtnemer kenbaar te maken, afhankelijk van de tussenkomst van een laboratorium.

Let op: het is belangrijk om steeds het onderscheid te maken tussen keuringen en de oplevering, zeker in geval van een a posteriori keuring. Keuringen hebben steeds maar een beperkte draagwijdte en gaan slechts over een gedeelte van de overheidsopdracht. De oplevering heeft daarentegen betrekking op de volledige overheidsopdracht en heeft veel verregaandere juridische gevolgen (zie punt 13.8.).

6.5.3.1.11. Straffen

Straffen zijn financiële sancties die tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht kunnen worden opgelegd voor tekortkomingen of inbreuken die door de opdrachtnemer worden begaan.

Het KB Uitvoering 2017 voorziet in twee algemene straffen:

• een eenmalige straf van 0,07 procent van het oorspronkelijke opdracht­ bedrag met een minimum van 40 euro en een maximum van 400 euro;
• een dagelijkse straf van 0,02 procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag met een minimum van 20 euro en een maximum van 200 euro.

Het is duidelijk dat die algemene straffen in veel gevallen ontoereikend zijn om de opdrachtnemers ertoe aan te zetten de tekortkomingen zo snel mogelijk te verhelpen. Daarom geeft het KB Uitvoering 2017 de aanbestedende overheid de mogelijkheid om bijzondere straffen te bepalen in het bestek. Die bijzondere straffen kunnen zowel betrekking hebben op eenmalige als voortdurende inbreuken en bijgevolg kunnen overeenkomstige eenmalige of dagelijkse straffen worden uitgewerkt.

Voorbeeld: bij grote infrastructuurwerken voor meerdere miljoenen euro lijkt het logisch om bijzondere straffen te voorzien.

Let op: aangezien het KB uitdrukkelijk in de mogelijkheid van bijzondere straffen voorziet, moeten deze niet als een afwijking van het KB Uitvoering 2017 gekwalificeerd worden.

Het KB Uitvoering 2017 legt geen maximum­ en minimumbedragen op voor de bijzondere straffen. De aanbestedende overheid is dus vrij om de bedragen van de bijzondere straffen zelf vast te leggen. Evenwel moet ze daarbij steeds het proportionaliteitsbeginsel in acht houden. De straf moet bijgevolg in verhouding met de tekortkoming van de opdrachtnemer staan. Als de opdrachtnemer kan aantonen dat er een wanverhouding bestaat tussen de toegepaste straf en zijn tekortkoming, zal hij dan ook een deel van de straf kunnen terugvorderen (zie punt 13.7.3.).

Hoewel (vertragings)boetes en straffen in het kader van overheids­opdrachten financiële sancties uitmaken, moet steeds het onderscheid gemaakt worden tussen beide:

• zoals hierboven aangegeven, kunnen straffen voor elke contractuele tekortkoming toegepast worden. Boetes zijn daarentegen enkel mogelijk in geval van vertraging (zie punt 13.7.1.);
• straffen kunnen slechts worden toegepast na een tegensprekelijke procedure met een proces­-verbaal van ingebrekestelling (zie punt 7.2.), terwijl boetes steeds van rechtswege zullen worden toegepast en a posteriori getoetst kunnen worden;
• boetes kunnen in bepaalde gevallen volledig worden teruggegeven. Straffen kunnen daarentegen slechts gedeeltelijk worden teruggegeven in geval van een wanverhouding tussen de straf en de inbreuk, met name enkel voor het gedeelte dat in wanverhouding tot de inbreuk staat.

6.5.3.1.12. Vertragingsboetes

.

6.5.3.1.12.1. Principe

Vertragingsboetes zijn een financiële sanctie die van rechtswege en zonder ingebrekestelling worden toegepast bij het verstrijken van de uitvoeringstermijn van een overheidsopdracht.

De berekening van de boete is afhankelijk van het type overheidsopdracht.

6.5.3.1.12.2. Overheidsopdrachten voor werken

Voor overheidsopdrachten voor werken wordt volgende algemene formule gehanteerd:

R = 0,45 x M x n2
                 N2

Waarbij:

R = het bedrag van de toe te passen boete, met een maximum van 5 % van het bedrag M ;

M = het oorspronkelijke opdrachtbedrag;

N = het aantal werkdagen vastgesteld voor de uitvoering bij de aanvang van de opdracht;

n = het aantal dagen vertraging.

Voor overheidsopdrachten voor werken die in verschillende delen of fasen werden opgesplitst, met elk een afzonderlijke uitvoeringstermijn N en een afzonderlijk bedrag M, worden de vertragingsboetes berekend per deel of fase.

Wanneer er sprake is van dwingende gedeeltelijke uitvoeringstermijnen wordt de vertraging per termijn berekend. In dergelijk geval wordt de hoogste boete voor elke gedeeltelijke uitvoeringstermijn volgens volgende formule berekend:

(M / 20) x (P / N)

Waarbij:

M = het oorspronkelijke (volledige) opdrachtbedrag;

N = het aantal werkdagen vastgesteld voor de uitvoering van de (volledige) opdracht;

P = de gedeeltelijke uitvoeringstermijn in werkdagen voor de beschouwde fase.

Om te voorkomen dat inschrijvers bij de opmaak van hun offertes speculeren op eventuele latere vertragingsboetes en zo de gelijkheid der inschrijvers schenden en de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, kan de aanbestedende overheid in het bestek het maximale percentage van de boete voor ieder type overheidsopdracht verhogen tot maximaal 10 % als de uitvoeringstermijn als gunningscriterium gehanteerd wordt.

Bijkomend kan de aanbestedende overheid er bij overheidsopdrachten voor werken, waar de uitvoeringstermijn een gunningscriterium van de overheidsopdracht vormt, zelfs voor opteren om in het bestek een formule op te nemen die afwijkt van de bovenvermelde algemene formule en die zal worden toegepast voor de berekening van de vertragingsboetes.

6.5.3.1.12.3. Overheidsopdrachten voor leveringen

Voor overheidsopdrachten voor leveringen bedraagt de boete 0,1 % per dag vertraging, met een maximum van 7,5 %, van de waarde van de leveringen die met dezelfde vertraging werden uitgevoerd. Het maximaal percentage kan ook voor overheidsopdrachten voor leveringen verhoogd worden tot 10 % als de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is.

Voor overheidsopdrachten in verschillende delen of fasen, wordt voor de toepassing van de boetes (net als bij overheidsopdrachten voor werken) elk van de onderdelen met een afzonderlijke overheidsopdracht gelijkgesteld. Vervolgens moet opnieuw het onderscheid worden gemaakt tussen:

• dwingende deeltermijnen: in dergelijk geval kan het bestek in speciale boetes Is dit niet gebeurd, dat zal de boeteberekening volgens de bovenvermelde percentages gebeuren.
• niet dwingende deeltermijnen: in dergelijk geval worden de boetes enkel berekend op grond van de eindtermijn voor de uitvoering van de volledige overheidsopdracht.

6.5.3.1.12.4. Overheidsopdrachten voor diensten

Voor overheidsopdrachten voor diensten bedraagt de boete 0,1 % per dag vertraging, met een maximum van 7,5 %, van de waarde van alle of van een deel van de diensten die met vertraging werden uitgevoerd.   Net als bij werken en leveringen kan het maximaal percentage verhoogd worden tot 10 % bij overheidsopdrachten waar de uitvoeringstermijn een gunningscriterium uitmaakt.

De specifieke regels voor overheidsopdrachten in verschillende delen of fasen en dwingende deeltermijnen zijn analoog aan overheidsopdrachten voor leveringen.

6.5.3.1.13. Algemene betalingsvoorwaarden

.

6.5.3.1.13.1. Principe

Binnen de wetgeving overheidsopdrachten zijn betalingen in principe enkel mogelijk voor verstrekte en aanvaarde prestaties.

Concreet kan de betaling op twee manieren uitgevoerd worden, ofwel door een betaling van de totale prijs na de volledige uitvoering van de overheidsopdracht, ofwel door betalingen in mindering gedurende de uitvoering van de overheidsopdracht. Het bestek bepaalt welke betalingswijze van toepassing wordt verklaard op een opdracht.

Als in het bestek betalingen in mindering worden  toegestaan, zullen de modaliteiten (tijdstip van betaling, omvang van betaling…) van die betalingen in het bestek vastgelegd moeten worden. Meestal wordt gebruik gemaakt van maandelijkse betalingen. Het is echter ook mogelijk om betalingen toe te staan na het afronden van bepaalde fasen. Op die manier kan ook vermeden worden dat betaald wordt voor zaken die later onvoldoende blijken te zijn.

Voorbeelden:

• in geval van een overheidsopdracht voor werken voor de bouw van verschillende kunstwerken (bruggen, viaducten, tunnels…) kan een betaling per kunstwerk mogelijk zijn;
• in geval van een overheidsopdracht voor diensten voor de opmaak van een decreet kan een eerste betaling worden voorzien na het afwerken van een eerste voorontwerp, tweede betaling bij afwerken van de RIA (reguleringsimpactsanalyse), derde betaling na eerste principiële goedkeuring door de Vlaamse Regering, vierde betaling na definitieve goedkeuring door de Vlaamse Regering en saldobetaling na goedkeuring door het Vlaams Parlement.

6.5.3.1.13.2. Voorschotten

Hoewel betalingen in principe enkel mogelijk zijn voor verstrekte en aanvaarde prestaties is het in uitzonderlijke gevallen toch mogelijk om voorschotten te betalen. Zo is het mogelijk om voor overheidsopdrachten die zeer belangrijke voorafgaande investeringen vergen in het bestek modaliteiten op te nemen volgens de welke voorschotten kunnen worden betaald. Daarbij moet er wel op gelet worden dat de voorschotten nooit meer kunnen bedragen dan 50 % van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

Voorbeeld: de aankoop van staal voor sluisdeuren bij de bouw van een grote zeesluis.

Voor  overheidsopdrachten  voor  leveringen  en   diensten   biedt   het KB Uitvoering 2017 bijkomende uitzonderingen  waarbij  het  betalen  van voorschotten mogelijk is. Concreet gaat het bijvoorbeeld om overheidsopdrachten voor diensten van luchtvervoer  van  passagiers  en voor overheidsopdrachten voor leveringen of diensten waarvoor abonnementskosten moeten worden betaald of die steeds vooraf moeten worden betaald. Voor deze overheidsopdrachten geldt de bovenvermelde beperking tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag niet.

Voorbeeld: verzekeringspolissen, abonnementen op dagbladen…

6.5.3.1.13.3. Intresten voor laattijdige betalingen

Ingevolge artikel 69 KB Uitvoering 2017 zijn er van rechtswege en zonder ingebrekestelling  intresten  verschuldigd  bij  laattijdige  betaling  van   de uitgevoerde prestaties. Concreet betekent dit dat verwijlintresten automatisch verschuldigd zijn na het verlopen van de betalingstermijn. (zie punt 13.9.) Gelet op artikel 9 van het KB Uitvoering 2017 kan van deze bepalingen niet afgeweken worden.

Het burgerlijk wetboek bepaalt bijkomend dat (gedeeltelijke) betalingen in principe eerst op de intresten moeten worden aangerekend. Hoofdsommen worden slechts afgelost wanneer alle intresten werden voldaan. Van die regel van het burgerlijk wetboek kan evenwel worden afgeweken in het bestek. Voor MOW werd in een dergelijke afwijking voorzien in de diverse standaard- en modelbestekken.

Voorbeeld: een openstaand bedrag van 100.000 euro waarvan 80.000 euro in hoofdsom en 20.000 euro aan verwijlintresten. Stel nu dat er een gedeeltelijke betaling ter waarde van 60.000 euro wordt uitgevoerd.

• Volgens artikel 1254 BW zal de 60.000 euro in eerste instantie dienen ter betaling van de intresten en vervolgens ter betaling van de hoofdsom. Dit impliceert dat er nog een bedrag van 40.000 euro in hoofdsom blijft openstaan.
• Volgens de afwijkende bestektekst zal de 60.000 euro echter volledig worden aangerekend op de hoofdsom. In concreto zal er aldus nog 20.000 euro in hoofdsom openstaan en 20.000 euro aan verwijlintresten.

6.5.3.1.13.4. Betalingsmodaliteiten

Het bestek vermeldt steeds het  adres  waaraan  de  vorderingsstaten  en facturen dienen te worden gericht. De vorderingsstaten worden in principe naar de aanbestedende afdeling gestuurd. Aangezien de Vlaamse Overheid het principe van elektronische facturatie heeft ingevoerd sinds 1 januari 2017 dienen de facturen elektronisch te worden ingediend via het Mercuriusplatform.

Het adres voor het indienen van de vorderingsstaten enerzijds en de facturen anderzijds, hoeft niet steeds dezelfde te zijn.

Voorbeeld: in geval van occasionele gezamenlijke opdrachten155 of overheidsopdrachten met medefinanciers kunnen de vorderingsstaten gericht worden aan de aanbestedende overheid, maar de adressering op de facturen opgesplitst worden volgens het aandeel van de verschillende medefinanciers en afzonderlijk ingediend worden.

In het bestek kunnen standaardclausules opgenomen worden op basis waarvan de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de foutieve adressering van de vorderingsstaten en foutieve indiening van de facturen.

Voorbeeld: wanneer de opdrachtnemer facturen naar het adres van het studiebureau dat belast is met toezicht op de goede uitvoering stuurt, zullen er geen verwijlintresten verschuldigd zijn voor de dagen vertraging die zijn ontstaan door de foutieve indiening.

In de standaard- en modelbestekken wordt ook een clausule opgenomen inzake de prestaties die niet voor betaling werden aanvaard. Deze mogen geen tweede maal in betaling worden gevorderd (in een volgende schuldvordering dan wel in een zogenaamde bisstaat), maar moeten worden vermeld in een Excel tabel indien de opdrachtnemer blijft aandringen op betaling van de geschrapte prestaties.

6.5.3.1.14. Rechtsvorderingen

Iedere rechtsvordering, door middel van een dagvaarding, naar aanleiding van de uitvoering van een overheidsopdracht dient aan de aanbestedende overheid te worden betekend binnen een termijn van 30 maanden volgend op datum van de betekening van het proces­-verbaal van voorlopige oplevering. Rechtsvorderingen die na het verlopen van die termijn worden betekend, zijn per definitie onontvankelijk. Als de dagvaarding evenwel het gevolg is van feiten die zich hebben voorgedaan tijdens de waarborgperiode of er is geen sprake van voorlopige oplevering, begint de termijn van 30 maanden te lopen vanaf de definitieve oplevering.

Over rechtsvorderingen bevatten de meeste bestekken volgende clausule:

“Elke rechtsvordering van de opdrachtnemer wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens in geval van vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.”

Dit is een standaardclausule die vooral om juridische redenen wordt ingevoegd. Concreet gaat het om een forumkeuze die bepaalt welke rechtbanken bevoegd zijn om geschillen omtrent de uitvoering van de overheidsopdracht te behandelen.

6.5.3.2. Specifieke bepalingen voor overheidsopdrachten voor werken

.

6.5.3.2.1 Uitvoeringstermijn

De uitvoeringstermijn is de  termijn  waarbinnen  de  opdrachtnemer  zich contractueel verbindt om de overheidsopdracht uit te voeren. Een overheidsopdracht kan bestaan uit één uitvoeringstermijn voor de volledige overheidsopdracht of uit verschillende kortere uitvoeringstermijnen per fase of deel van de overheidsopdracht. Die laatste termijnen kunnen al dan niet bindend worden vastgelegd in het bestek.

De duur van de uitvoeringstermijn varieert uiteraard naargelang de concrete overheidsopdracht en wordt vastgelegd in het bestek. In geval van een uitvoeringstermijn voor de volledige overheidsopdracht begint de uitvoeringstermijn te lopen vanaf de dag vastgelegd in het aanvangsbevel. Als het bestek meerdere uitvoeringstermijnen voorziet, bepaalt het bestek hoe en wanneer die uitvoeringstermijnen aanvangen.

Voorbeeld: aanvang uitvoeringstermijnen via apart dienstbevel, op vaste datum, automatisch na aflopen het voorgaande deel, …

Bij overheidsopdrachten voor werken wordt de uitvoeringstermijn in principe vastgelegd in werkdagen. Omwille van economische redenen kan de uitvoeringstermijn evenwel ook worden vastgesteld in kalenderdagen, -weken, ­-maanden of ­-jaren, tegen een bepaalde einddatum of van een bepaalde dag tot een bepaalde dag.

Voorbeeld: om de hinder te beperken, kan de uitvoeringstermijn van grote werken aan autosnelwegen uitgedrukt worden in kalenderdagen tijdens de maanden juli en augustus.

Het grote verschil tussen beide uitvoeringstermijnen heeft  te  maken met het risico in geval van slecht weer.  Bij overheidsopdrachten waar  de uitvoeringstermijn uitgedrukt wordt in werkdagen, draagt de aanbestedende overheid het risico op slecht weer. De opdrachtnemer heeft bij een dergelijke termijn namelijk recht op weerverletdagen. Een dag weerverlet telt niet mee als werkdag. Bijgevolg wordt de uitvoeringstermijn verlengd met het aantal dagen weerverlet. Bij overheidsopdrachten waarbij de uitvoeringstermijn uitgedrukt wordt in kalenderdagen draagt de opdrachtnemer daarentegen het risico voor het slechte weer. Bij die overheidsopdrachten zijn geen weerverletdagen mogelijk.

Let op: het ontbreken van weerverletdagen bij overheidsopdrachten in kalenderdagen betekent niet dat de opdrachtnemer het volledige risico draagt. Hij is enkel gehouden het risico te dragen voor de normale voorspelbare weersomstandigheden. Op grond van onvoorzienbare omstandigheden (cfr. art. 38/9 KB Uitvoering 2017) kan hij in bepaalde gevallen wel aanspraak maken op een vergoeding van een deel van de schade die hij zou hebben geleden ten gevolge van abnormaal slechte weersomstandigheden.

Ook zaterdagen, zondagen, wettelijke feestdagen, vakantiedagen en dagen van inhaalrust behoren niet tot de uitvoeringstermijn als die termijn in werkdagen werd uitgedrukt. Als de uitvoeringstermijn in kalenderdagen werd uitgedrukt, worden alle dagen zonder onderscheid in deze termijn gerekend. Indien de uitvoeringstermijn de 80 dagen niet overschrijdt, wordt de verplichte vakantieperiode echter geacht niet in deze termijn te zijn inbegrepen en dit uiteraard voor zover deze vakantieperiode tijdens de uitvoeringstermijn valt.

6.5.3.2.2. Organisatie van de bouwplaats

De opdrachtnemer moet tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht instaan voor de orde op de bouwplaats. Hij is ertoe gehouden de veiligheid te waarborgen, zowel voor zichzelf en zijn personeel, als voor de aanbestedende overheid en derden. Daarbij houdt hij rekening met alle toepasselijke reglementering, zoals de wetgeving inzake hygiëne en veiligheid op de werkvloer, collectieve arbeidsovereenkomsten en bouw­ wetgeving.

Tevens is de opdrachtnemer verplicht in te staan voor de bescherming, de instandhouding en de integriteit van de bestaande constructies, alsook van de omliggende eigendommen. Dat betekent dan ook dat hij de nodige maatregelen treft om de burenhinder te beperken.

Om dat alles te bereiken, bevatten de meeste bestekken voor overheids­opdrachten voor werken een uitgebreid artikel over de organisatie van  de bouwplaats. Daarin worden de hierboven vermelde verplichtingen geconcretiseerd, onder andere met betrekking tot nutsleidingen, grenspalen, veiligheid en signalisatie.

6.5.3.2.3. Controlemiddelen keuringen

Voor overheidsopdrachten voor werken voorziet het KB Uitvoering 2017 in de mogelijkheid van een tegenproef. Het gaat hier om een recht van iedere partij, zowel de opdrachtnemer als de aanbestedende overheid, om een beslissende tegenproef te laten uitvoeren als er betwisting bestaat over de resultaten van de keuring.

In artikel 82, §2 KB Uitvoering 2017 werd bepaald dat de tegenproef beperkt is tot de eigenschappen die een negatief resultaat hebben opgeleverd. Dit heeft tot gevolg dat positieve resultaten niet meer in vraag zouden kunnen worden gesteld, zelfs al is de keuringsproef niet op een correcte manier uitgevoerd. Bijgevolg, werd in de diverse standaardbestekken een afwijkende bepaling opgenomen en werd bepaald dat bij een tegenproef alle eigenschappen opnieuw worden onderzocht.

Verder bevatten de diverse standaardbestekken een tweede aanvulling ten opzichte van het KB Uitvoering 2017 in de zin dat de tegenproeven steeds op dubbele proefstukken worden uitgevoerd, wat zowel de aanbestedende overheid als de opdrachtnemer de kans biedt hun eigen labo te kiezen voor de uitvoering van de tegenproef.

De kosten van de beslissende tegenproef vallen ten laste van de in het ongelijk gestelde partij.

6.5.3.2.4. Dagboek der werken

In het dagboek der werken beschrijft de aanbestedende overheid dagelijks de vooruitgang van de werken. Het KB Uitvoering 2017 somt een aantal elementen op die minimaal in het dagboek der werken moeten worden vermeld. Die elementen omvatten onder andere de weersomstandigheden, werkonderbrekingen, werkuren, het aantal aanwezige arbeiders, de gebruikte materialen en het ingezette materieel…. De aanbestedende over­heid kan de lijst van elementen die in het dagboek der werken moeten worden opgenomen, uitbreiden of preciseren in het bestek.

De aanbestedende overheid kan in het bestek eventueel ook bepalen dat geen dagboek der werken zal bijgehouden worden. Dit wordt evenwel afgeraden gelet op het grote belang van een dagboek der werken in geval van discussies.

6.5.3.2.5. Vondsten

Het komt al eens voor dat tijdens werken bepaalde vondsten worden gedaan, soms zelfs grote archeologische ontdekkingen. In dat geval moet de opdrachtnemer de aanbestedende overheid daarvan onverwijld op de hoogte brengen. Vaak worden de werken op dat ogenblik tijdelijk geschorst om toe te laten dat het archeologisch onderzoek wordt uitgevoerd.

Het bestek dient te verduidelijken hoe zal worden omgegaan met de vondsten en hoe de verantwoordelijke diensten ingeschakeld zullen worden.

6.5.3.3. Specifieke bepalingen voor overheidsopdrachten voor leveringen

.

6.5.3.3.1. Uitvoeringstermijnen

Bij overheidsopdrachten voor leveringen worden de uitvoeringstermijnen uitgedrukt in werkdagen of kalenderdagen. In tegenstelling tot overheids­opdrachten voor werken zijn geen economische motieven noodzakelijk om van die laatste mogelijkheid gebruik te maken. De aanbestedende overheid heeft de vrije keuze om te bepalen hoe de uitvoeringstermijn wordt uitgedrukt.

Aangezien voor overheidsopdrachten voor leveringen geen aanvangsbevel moet worden gegeven, kan hetzij  de  dag  volgend  op  de  sluiting  hetzij de dag van de (eerste) bestelling gelden als eerste dag van de uitvoeringstermijn. Het bestek zal moeten bepalen of er al dan niet gebruik wordt gemaakt van een of meer bestellingen.

Voor meer uitleg over uitvoeringstermijnen wordt verwezen naar punt 6.5.3.2.1.

6.5.3.3.2. Te leveren hoeveelheden

De aanbestedende overheid kan in het bestek minimale hoeveelheden vaststellen waarvoor leveringen zullen worden uitgevoerd. Door het bepalen van een minimale hoeveelheid krijgt de opdrachtnemer het recht om minstens die hoeveelheid uit te voeren. Blijkt tijdens de uitvoering dat de minimale hoeveelheid niet werd of wordt bereikt, heeft de opdrachtnemer recht op een forfaitaire schadevergoeding van tien procent van deze vermindering.

Let op: in principe kunnen in het bestek ook maximale hoeveelheden worden opgenomen. Voor opdrachten die geen raamovereenkomsten uitmaken worden dergelijke bepalingen evenwel afgeraden. Indien toch dergelijke bepaling wordt voorzien, wordt aangeraden de maximale omvang niet al te eng in te schatten. Het vermelden van de maximale  omvang, heeft namelijk tot gevolg dat de overheidsopdracht volledig uitgevoerd is eenmaal de maximale hoeveelheid wordt bereikt en dat in principe een nieuwe overheidsopdracht zal moeten worden uitgeschreven als er toch bijkomende prestaties noodzakelijk zouden zijn.

6.5.3.3. Leveringsmodaliteiten

Om zeker te zijn dat de leveringen vlot verlopen, moet de opdrachtnemer weten waar hij de leveringen moet uitvoeren. Het bestek bepaalt daarom de plaats waar de leveringen moeten gebeuren. Deze bepaling is vooral van belang wanneer de levering van de goederen op meerdere plaatsen dient te gebeuren.

De aanbestedende overheid kan tijdens de uitvoering kiezen om de levering op een andere plaats te laten doorgaan om de goederen te keuren. De risico’s en de kosten voor dat bijkomend vervoer, lossen en laden zullen dan echter ten laste vallen van de aanbestedende overheid.

6.5.3.3.4. Oplevering

Voor overheidsopdrachten van leveringen bestaan verschillende vormen van voorlopige  oplevering. Het is aan de aanbestedende overheid om  in het bestek te bepalen welke vorm van voorlopige oplevering bij de overheidsopdracht zal worden toegepast.

In de eerste plaats kan de aanbestedende overheid opteren voor de volledige voorlopige oplevering op de leveringsplaats. Deze vorm van oplevering leent zich voor  overheidsopdrachten waar er niet meteen  een gevaar bestaat op beschadigingen tijdens het transport naar de leveringsplaats.

De aanbestedende overheid kan er echter ook voor kiezen om gebruik te maken van de dubbele voorlopige oplevering. Bij de dubbele voorlopige oplevering gebeurt de voorlopige oplevering in twee stappen. In een eerste stap wordt een gedeeltelijke voorlopige oplevering uitgevoerd op de productieplaats van de goederen. Vervolgens vindt de volledige voorlopige oplevering plaats op de plaats van de levering. Deze vorm van oplevering verdient de voorkeur bij complexere leveringen waar een reële kans bestaat op beschadigingen bij het transport van de productieplaats naar de plaats van de levering.

6.5.3.4. Specifieke bepalingen voor overheidsopdrachten voor diensten

Het bestek kan voorzien dat de uitvoering van de diensten afhankelijk is van het plaatsen van één of meer bestellingen, voor respectievelijk de volledige overheidsopdracht of voor een deel van de overheidsopdracht. De opdrachtnemer mag de overheidsopdracht in dat geval niet aanvatten vooraleer de bestelling of bestellingen wordt of worden betekend.

Veel diensten kunnen op meerdere plaatsen verricht worden. Daarom is het van belang dat het bestek, in voorkomend geval, duidelijk bepaalt waar de diensten moeten worden verricht.

Voorbeeld: het geven van een opleiding of het leiden van een seminarie.

Voor zover dat noodzakelijk zou zijn, kan de aanbestedende overheid de plaats waar de diensten moeten worden verricht tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht wijzigen en daar de keuringen en oplevering laten doorgaan. De extra kosten die het gevolg zouden zijn van die beslissing, vallen evenwel ten laste van de aanbestedende overheid.

6.5.3.4.2. Uitvoeringstermijnen

De uitvoeringstermijnen voor overheidsopdrachten voor diensten zijn geregeld zoals bij overheidsopdrachten voor leveringen. Dat betekent  dat de aanbestedende overheid de vrije keuze heeft om in het bestek uitvoeringstermijnen vast te leggen in werkdagen of in kalenderdagen.

Voor meer uitleg wordt verwezen naar punt 6.5.3.3.1.

6.5.3.4.3. Diensten met vaste hoeveelheden of minimaal te verlenen diensten

Net als bij leveringen kan een bestek voor overheidsopdrachten voor  diensten voorzien in vaste of  minimaal  uit  te  voeren  hoeveelheden. De opdrachtnemer krijgt dan, door het eenvoudigweg sluiten van de overheidsopdracht, recht op uitvoering van die vaste of minimale hoeveelheden. Als de opdrachtnemer uiteindelijk, om welke reden dan ook, de vaste of minimale hoeveelheid niet kan uitvoeren, heeft hij recht op een forfaitaire schadevergoeding van 10 procent van deze vermindering.

Let op: in principe kunnen in het bestek ook maximale hoeveelheden worden opgenomen. Voor opdrachten die geen raamovereenkomsten uitmaken worden dergelijke bepalingen evenwel afgeraden. Indien toch dergelijke bepaling wordt voorzien, wordt aangeraden de maximale omvang niet al te eng in te schatten. Het vermelden van de maximale omvang, heeft namelijk tot gevolg dat de overheidsopdracht volledig uitgevoerd is eenmaal de maximale hoeveelheid wordt bereikt en dat een nieuwe overheidsopdracht zal moeten worden uitgeschreven als er toch bijkomende prestaties noodzakelijk zouden zijn.

6.5.3.4.4. Aansprakelijkheid dienstverlener

De opdrachtnemer van een overheidsopdracht voor diensten draagt steeds de volle verantwoordelijkheid voor de fouten en nalatigheden die hij tijdens de uitvoering van de diensten maakt, inclusief de studies, berekeningen, plannen of andere stukken. De aansprakelijkheid geldt niet alleen tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht. Ook nadien, bijvoorbeeld naar aanleiding van een andere overheidsopdracht, kan de aanbestedende overheid beroep doen op de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer van de voorgaande overheidsopdracht voor diensten.

Voorbeeld: een studiebureau kan aansprakelijk gesteld worden voor een verrekening die tijdens de uitvoering van de werken moet worden opgemaakt en die te wijten is aan fouten of onzorgvuldigheden die het studiebureau heeft begaan bij het ontwerp van de werken.

6.5.3.4.5. Oplevering

Bij overheidsopdrachten voor diensten gebeurt de oplevering in principe in één beweging. De oplevering na de uitvoering van de diensten geldt meteen als definitieve oplevering. Het ontbreken van een afzonderlijke voorlopige oplevering heeft tot gevolg dat er bij overheidsopdrachten voor diensten in principe geen waarborgtermijn toegepast wordt. Bijkomend betekent dat eveneens dat de borg volledig wordt vrijgegeven bij de oplevering.

Een aanbestedende overheid die toch een waarborgperiode wil, zal die uitdrukkelijk in het bestek moeten voorzien. Een dergelijke bepaling houdt geen afwijking van het KB Uitvoering 2017 uit.

Voorbeeld: bij een overheidsopdracht voor de ontwikkeling van een specifieke software kan het interessant zijn om een waarborgtermijn te voorzien tijdens dewelke de dienstverlener instaat voor het wegwerken van bugs die zich onvermijdelijk zullen voordoen.

6.5.4. Technisch-inhoudelijke bepalingen, offerteformulier en opmeting

.

6.5.4.1. Technisch-inhoudelijke bepalingen

Dit deel vermeldt op gedetailleerde wijze de technische specificaties en normen waaraan de uitvoering van de overheidsopdracht onderworpen is. Onder de technische specificaties vallen de technische voorschriften die een omschrijving geven van de vereiste kenmerken van een materiaal, een product of een levering zodat dit of deze beantwoordt aan het gebruik waarvoor het materiaal, product of de levering door de aanbesteder is bestemd. Onder een norm wordt dan weer een technische specificatie verstaan die door een erkende normalisatie­instelling werd vastgesteld voor herhaalde of voortdurende toepassing. Men maakt ter zake een onderscheid tussen de internationale, de Europese en de nationale normen.

Indien de overheidsopdracht niet louter op basis van de prijs wordt geplaatst, wordt het voorwerp van de overheidsopdracht doorgaans het best functioneel beschreven (Wat is het probleem? Hoe kan dit probleem worden opgelost?). Indien de overheidsopdracht louter op basis van de prijs wordt geplaatst, kan het product of de dienst meer gedetailleerd worden beschreven. Bij een procedure met onderhandelingen kunnen de specificaties van het product of van de dienst nog worden bijgestuurd in de loop van de onderhandelingen.

Let op: het is principieel verboden om in de technische specificaties van het bestek producten van welbepaalde makelij of herkomst of speciale technieken te vermelden, waardoor bepaalde ondernemingen worden bevoordeeld dan wel worden uitgeschakeld. Zo is bijvoorbeeld de opgave van merken, octrooien, types, een bepaalde oorsprong of productie uitgesloten. Uitzonderlijk is een dergelijke aanduiding toegestaan, namelijk (1) wanneer het niet mogelijk is om door voldoende nauwkeurige en voor alle betrokkenen volstrekt begrijpelijke specificaties een beschrijving van het voorwerp van de overheidsopdracht te geven of (2) indien dit door het voorwerp van de overheidsopdracht is gerechtvaardigd. In dergelijke gevallen moet de betreffende vermelding of verwijzing vergezeld gaan van de woorden “of gelijkwaardig”. (zie punt 6.4.4.)

6.5.4.2. Offerteformulier

In het inschrijvingsbiljet of ‘offerteformulier’ geeft  de  inschrijver  aan  voor welke prijs en onder welke voorwaarden hij akkoord is om de overheidsopdracht uit te voeren. Het inschrijvingsbiljet moet door de inschrijver behoorlijk ingevuld worden.

In principe is de inschrijver niet verplicht het bijgevoegde formulier te gebruiken om zijn offerte in te dienen. Hij moet er dan wel op letten dat het door hem gebruikte document alle informatie bevat die in het bestek vermeld werd.

6.5.4.3. Samenvattende opmeting of inventaris

De meeste bestekken bevatten een samenvattende opmeting (in geval van overheidsopdrachten voor werken) of inventaris (bij overheidsopdrachten voor leveringen of diensten). Het betreft een tabel die een overzicht geeft van de uit te voeren werken, leveringen of diensten, onderverdeeld in een aantal posten waarvoor de aanbestedende overheid forfaitaire of vermoedelijke hoeveelheden vooropstelt. De inschrijvers dienen in deze tabellen hun prijzen (eenheidsprijzen en totaalprijzen) te vermelden.

In de bestekken van het Beleidsdomein MOW wordt doorgaans een onderscheid gemaakt tussen de zogenaamde genormaliseerde en de niet­ genormaliseerde posten. Genormaliseerde posten zijn posten die voorkomen in een catalogus met een vast codenummer en een vaste omschrijving. (zie o.a. SB 250) Niet-­genormaliseerde posten zijn ofwel posten die niet in een catalogus werden opgenomen ofwel posten uit een catalogus maar waarvan de inhoud (de omschrijving) werd gewijzigd. Deze posten worden met een sterretje (*) aangeduid in de samenvattende opmeting en worden bijgevolg soms “sterretjesposten” genoemd.