Eens het bestek intern werd goedgekeurd, dient de overheidsopdracht waarop het bestek betrekking heeft, publiek gemaakt te worden.
Bij het publiek maken van de opdracht is het essentieel dat er voldoen de mededinging wordt georganiseerd. Daarom moet elke overheidsopdracht voorafgaand worden bekendgemaakt. Deze bekendmaking, om geïnteres seerde inschrijvers aan te trekken, gebeurt meestal door middel van een publicatie in de daartoe voorziene officiële publicatiebladen. Alleen bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is er geen voorafgaande publicatieverplichting, en volstaat het dat, voor zover moge lijk, minstens drie concurrenten worden geraadpleegd. Ook in het geval van een mededingingsprocedure met onderhandelingen is het in bepaalde om standigheden mogelijk dat er geen voorafgaande bekendmaking is. (zie punt 5.2.2.6)
Van belang is dat de bekendmaking voldoende duidelijk is om geïnteresseerde inschrijvers te informeren.
Afhankelijk van de geraamde waarde van de overheidsopdracht, zal de publicatie hetzij op Europees niveau én Belgisch niveau, hetzij énkel op Belgisch niveau dienen te gebeuren. Het correct ramen van de waarde van een overheidsopdracht is dan ook van cruciaal belang om de juiste bekendmakingsvereisten toe te passen. Hieronder worden de belangrijkste ramingsregels besproken, naargelang de aard van de overheidsopdracht.
Let op: de publicatie heeft niets te maken met wie mag inschrijven op de overheidsopdracht. Een louter Belgische bekendmaking houdt uiteraard niet in dat louter Belgische bedrijven zouden mogen inschrijven.
.
Het correct ramen van de waarde van de opdracht, is niet alleen van belang voor het bepalen van de bevoegde delegatiehouder, en het al dan niet vereist zijn van het voorafgaand advies van de Inspectie van Financiën, maar ook voor het bepalen van het niveau waarop de overheidsopdracht bekend moet worden gemaakt. Als de geraamde waarde van de overheids opdracht bepaalde drempelwaarden bereikt, zal een publicatie in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA) immers niet volstaan maar zal de opdracht ook in het Publicatieblad van de Europese Unie (PBEU) bekend gemaakt moeten worden.
De raming heeft verder ook gevolgen op vlak van de toepasselijke rechtsregels. Zo zal voor een opdracht waarvan de geraamde waarde de Europese drempels bereikt onder meer gebruik moeten worden gemaakt van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (zie punt 6.4.9.1.) en zal aan elk gunningscriterium sowieso een weging moeten worden toegekend (zie punt 6.4.10.).
Voor de raming van de waarde van een overheidsopdracht moeten alle elementen in aanmerking genomen worden die de uitgave kunnen verhogen. De redenering hierachter is dat het zo ruim mogelijk ramen ertoe leidt dat de Europese drempels sneller worden bereikt en er aldus een ruimere ruchtbaarheid aan de overheidsopdracht wordt gegeven. Concreet moeten dan ook volgende elementen worden meegenomen bij de raming:
1° alle vereiste of toegestane opties;
2° alle delen van de overheidsopdracht, ook de delen die voorwaardelijk zijn; 3° alle mogelijke verlengingen;
4° alle herhalingsopdrachten zoals bedoeld in artikel 42, §1, 2°, Overheids opdrachtenwet 2016;
5° alle premies of betalingen waarin de aanbestedende overheid voorziet ten voordele van de kandidaten;
6° desgevallend de herzieningsbepalingen;
7° alle percelen samen.
De volledige duur van de overheidsopdracht moet meegenomen worden. Voor overheidsopdrachten voor onbepaalde duur, of waarbij twijfel bestaat over de duur, houdt dat in dat de raming gebeurt door maandelijkse uitgave te vermenigvuldigen met 48.
Bij de berekening van de waarde van een raamovereenkomst wordt uitgegaan van de geraamde maximale waarde, exclusief belasting over de toegevoegde waarde, van alle voor de totale duur van de raam overeenkomst voorgenomen opdrachten (ook bestellingen genaamd).
Bij een raming van een overheidsopdracht voor werken moet niet alleen rekening worden gehouden met het bedrag van de voorziene werken, maar ook met het geraamd bedrag van de leveringen en diensten die door de aanbestedende overheid ter beschikking worden gesteld van de aannemer en die nodig zijn om die werken uit te voeren (bijv. materiaal of uitrustingen, ontwerp van plannen, berekeningen, enzovoort).
Bij de raming van een overheidsopdracht voor leveringen waarbij producten ter beschikking worden gesteld in de vorm van een huur, huurkoop of leasing voor een bepaalde duur, moet het (geschatte) totaalbedrag over de hele duurtijd van de overheidsopdracht in aan merking worden genomen. Wanneer die duur meer dan 12 maanden bedraagt, moet ook de restwaarde van de producten in rekening worden gebracht.
Soms heeft een overheidsopdracht betrekking op roerende goederen die met een zekere regelmaat worden verleend, of die bestemd zijn om in de loop van een bepaalde periode te worden vernieuwd. In dergelijk geval worden twee situaties onderscheiden:
Als een overheidsopdracht van diensten een totale prijs vermeldt, moet bij het ramen van de waarde de totale vergoeding aan de dienstverlener in aanmerking worden genomen. Voor de berekening van dit bedrag worden in aanmerking genomen:
Vermeldt de overheidsopdracht geen totale prijs, dan zijn er verschillende situaties denkbaar. Betreft het een overheidsopdracht met een looptijd die gelijk is aan of korter is dan vier jaar, dan moet het totale bedrag van de overheidsopdracht over de gehele looptijd van de overeenkomst als referentiewaarde worden genomen. Bij overheidsopdrachten van onbepaalde duur of met een looptijd langer dan vier jaar, wordt de referentiewaarde bepaald op basis van de geraamde prestaties tijdens een periode van vier jaar. Betreft het een overheidsopdracht die betrekking heeft op prestaties die met een zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd, dan gelden dezelfde ramingsregels als een gelijksoortige overheidsopdracht leveringen.
.
.
Overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de Europese drempelbedragen moeten steeds zowel op nationaal als op Europees niveau worden bekendgemaakt. Van belang is dat de publicatie in het BDA niet mag plaatsvinden vóór de bekendmaking in het PBEU. Uitzondering op deze regel betreft het geval waar de aanbestedende overheid niet binnen de twee dagen na de bevestiging van de ontvangst van de aankondiging werd geïnformeerd over de bekendmaking in het PBEU. Na het verstrijken van deze termijn van 2 dagen mag er aldus toch tot een bekendmaking in het BDA worden besloten. Het bericht in het BDA mag bovendien geen andere inlichtingen bevatten dan het bericht in het PBEU.
Overheidsopdrachten die onder de Europese drempels blijven, moeten in theorie enkel in het BDA bekend worden gemaakt. Een aanbestedende overheid kan niettemin ook in dergelijke gevallen beslissen de overheidsopdracht Europees bekend te maken.
De bekendmaking in het PBEU en/of het BDA geldt als officiële aankondiging. Geen enkele andere bekendmaking of verspreiding mag plaatsvinden voor deze officiële aankondiging.
Het is niet uitgesloten dat de waarde van een overheidsopdracht, die vooraf onder de Europese drempel werd geraamd, achteraf hoger blijkt te zijn dan deze (vooraf) geraamde waarde. In dat geval hoeft de overheidsopdracht niet alsnog op Europees niveau bekendgemaakt te worden. Het is immers de ‘geraamde’ en niet de ‘goedgekeurde’ waarde die doorslaggevend is. De raming moet wel voldoende zorgvuldig gebeuren. Als blijkt dat de waarde van de overheidsopdracht kennelijk op onzorgvuldige wijze (te laag) is geraamd, dient de overheidsopdracht wél alsnog Europees bekendgemaakt te worden.
De Europese drempels verschillen al naargelang het voorwerp van de overheidsopdracht en al naargelang die overheidsopdracht de klassieke sectoren of de nutsectoren betreft. In de klassieke sectoren voor overheidsopdrachten die uitgaan van aanbestedende overheden in het Vlaamse Gewest ligt de Europese drempel voor werken op 5.382.000 euro. Voor leveringen en diensten geldt een drempel van 215.000 euro. Voor de overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten geldt een drempel van 750.000 euro. Behalve voor de sociale en andere specifieke diensten, waar het gaat om een vaste drempel, worden deze drempelbedragen tweejaarlijks aangepast. De laatste aanpassing gebeurde eind 2021 waarbij de drempels voor de jaren 2022-2023 werden vastgelegd.
Overheidsopdrachten mogen in geen geval kunstmatig worden opgesplitst om de Europese drempelbedragen te ontwijken (zgn. ‘saucissioneren’). Voor wat betreft overheidsopdrachten voor werken dient daarbij steeds de definitie van een ‘werk’ als uitgangspunt te worden genomen, namelijk: “het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen”. Bij de (her)aanleg van een autoweg zal, in het licht van deze omschrijving, niet alleen de waarde van de weg zelf, maar in principe ook de waarde van bijvoorbeeld de verlichting langs de kant van de weg die tegelijk dient te worden (her)aangebracht, in aanmerking moeten worden genomen. Het betreft immers eenzelfde ‘technische functie’.
Om een zo ruim mogelijke mate van bekendmaking te garanderen kan ervoor worden gekozen om de publicatie van de overheidsopdracht te laten voorafgaan door een ‘vooraankondiging’, de zgn. ‘enuntiatieve’ aankondiging. Het betreft een mogelijkheid, maar geen verplichting. Het voordeel van deze vooraankondiging is wel dat de termijn voor indiening van de offertes na de aankondiging onder bepaalde voorwaarden kan worden ingekort (zie punt 8.3.).
De vooraankondiging geldt in principe180 Voor sociale en andere specifieke diensten kan een vooraankondiging, als uitzondering op de regel, wel als een effectieve aankondiging gelden (artikelen 18 en 24 KB Plaatsing 2017). niet als de eigenlijke aankondiging van een overheidsopdracht.
De vooraankondiging is een beknopte, gegroepeerde aankondiging van alle overheidsopdrachten die de aanbestedende overheid van plan is te plaatsen in het raam van een bepaalde begroting of begrotingsjaar. De periode waar op de vooraankondiging betrekking heeft, is maximaal twaalf maanden te rekenen vanaf de datum waarop de vooraankondiging werd verzonden. Geïnteresseerde ondernemingen krijgen zo voldoende tijd om zich voor te bereiden op de eigenlijke aankondiging van de overheids opdracht. Voor overheidsopdrachten van werken moet die vooraan kondiging zo snel mogelijk gebeuren na de goedkeuring van het programma waarin de werken zijn opgenomen.
De vooraankondiging is zowel mogelijk voor overheidsopdrachten onder de Europese drempels als voor opdrachten die deze drempels bereiken of overschrijden.
Voor alle overheidsopdrachten met een raming vanaf de Europese drempel, moet in het PBEU een zogenaamde publicatie van de “gegunde” opdracht worden bekend gemaakt. Deze bekendmaking ex post moet gebeuren binnen de 30 dagen na de sluiting van de overheidsopdracht. Binnen MOW werd middels een dienstorder bepaald dat de termijn voor ex post bekendmaking zeven dagen bedraagt. Uiteraard mogen bij deze bekendmaking geen gegevens worden meegedeeld die schade zouden kunnen berokkenen aan de rechtmatige commerciële belangen van bepaalde opdrachtnemers of de eerlijke mededinging tussen de opdrachtnemers zouden kunnen aantasten.
Ook indien na afloop van de procedure de opdracht niét gegund wordt, bijvoorbeeld omdat er zich geen kandidaten of inschrijvers aandienden, de kandidaten of inschrijvers zich in een geval van uitsluiting bevonden of niet voldeden aan de selectiecriteria, of er geen regelmatige offertes werden ingediend, moet er een (vereenvoudigde) aankondiging worden gepubliceerd.
Overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met een waarde lager dan de Europese drempels moeten enkel nationaal worden bekendgemaakt. Op nationaal vlak gebeurt de bekendmaking door de publicatie van een oproep tot mededinging in het BDA (op basis van Europese standaardformulieren) eventueel voorafgegaan door een vooraankondiging.
Eveneens dient er een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht te worden gepubliceerd, uiterlijk 30 dagen na de sluiting. Bij niet-gunning moet een (vereenvoudigde) aankondiging worden gepubliceerd.
Er moet een onderscheid worden gemaakt al naargelang er sprake is van een openbare procedure, een nietopenbare procedure, een mededingingsprocedure met onderhandeling en een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. De minimale ontvangsttermijn voor offertes verschilt bovendien naargelang een voor aankondiging is gebeurd.
De wettelijke termijnen voor ontvangst van aanvragen tot deelneming en offertes zijn minimumtermijnen en zijn allen bepaald in kalenderdagen. Ze lopen vanaf de dag volgend op de dag van verzending van de aankondiging naar het PBEU tot en met de vervaldag. Als de laatste dag een feestdag, een zaterdag of een zondag is, loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de eerste daaropvolgende werkdag.
De wettelijke termijnen voor ontvangst van aanvragen tot deelneming en offertes zijn minimumtermijnen en zijn allen bepaald in kalenderdagen. Ze lopen vanaf de dag volgend op de verzending van de aankondiging naar het PBEU tot en met de vervaldag. Als de laatste dag een feestdag, een zaterdag of een zondag is, loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de eerste daaropvolgende werkdag.
Voorbeeld: in het kader van een overheidsopdracht, gegund via een openbare procedure, waarvoor de bekendmakingstermijn van vijfendertig dagen geldt, is de aankondiging verzonden op dinsdag 11 juli. De termijn begint dus te lopen op woensdag 12 juli en eindigt ten vroegste op dinsdag 15 augustus om middernacht. De opening van de offertes zal dan niet kunnen plaatsvinden op 16, maar wel op 17 augustus. De laatste dag van de termijn was immers een feestdag (dinsdag 15 augustus), wat impliceert dat de opening ten vroegste kan plaatsvinden na het verstrijken van de eerstvolgende werkdag (woensdag 16 augustus om middernacht) d.w.z. op donderdag 17 augustus.
Bij de vaststelling van de termijnen voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming en offertes, moet rekening worden gehouden met de complexiteit van de overheidsopdracht en met de nodige voorbereidingstijd van de offertes. Zo zal voor een overheidsopdracht voor wegeniswerken de termijn van vijfendertig dagen in principe voldoende zijn, maar voor zeer complexe overheidsopdrachten (bijvoorbeeld een complex bouwwerk), die meer voorbereiding vergen, is het echter aangewezen om een langere termijn toe te staan.
Voor de openbare procedures bedraagt de ontvangsttermijn voor offertes minstens vijfendertig dagen te rekenen vanaf de dag die volgt op de dag van verzending van de aankondiging. Deze termijnen zijn uitgedrukt in kalenderdagen en lopen vanaf de dag volgend op de verzending van de aankondiging naar het PBEU tot en met de vervaldag. De opening van de offertes mag dus op zijn vroegst plaatsvinden op de 36e dag.
Als een vooraankondiging werd gepubliceerd, kan de termijn worden ingekort tot vijftien dagen. Bij dergelijke inkorting van de termijn moet de vooraankondiging wel alle noodzakelijke informatie bevatten over de overheidsopdracht. De vooraankondiging mag bovendien niet minder dan vijfendertig dagen en niet meer dan twaalf maanden voorafgaand aan de verzendingsdatum van de eigenlijke aankondiging van de overheidsopdracht verzonden zijn.
Als geen vooraankondiging werd gepubliceerd, is een inkorting tot 15 dagen eveneens mogelijk in gemotiveerde gevallen, namelijk als de opdracht dermate dringend moet worden uitgevoerd dat een verder uitstel niet verantwoord zou zijn.
De bovenvermelde termijn van vijfendertig dagen voor de ontvangst van de offertes, kan met vijf dagen worden ingekort als de offertes via het e-Tenderingsplatform worden ingediend.181 Let wel: enkel de standaardtermijn van vijfendertig dagen kan worden ingekort met vijf dagen. Indien de standaardtermijn op grond van een vooraankondiging of op basis van dringendheid al tot vijftien dagen werd ingekort, is geen verdere inkorting (tot tien dagen) meer mogelijk.
Bij niet-openbare procedures moet een onderscheid worden gemaakt tussen twee termijnen, nl. (1) de ontvangsttermijn voor de aanvragen tot deelneming en (2) de ontvangsttermijn voor de offertes.
(1) Termijn voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming
De termijn voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming mag niet korter zijn dan dertig dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging naar het PBEU.Als het om dringende redenen onmogelijk is om deze termijn in acht te nemen, mag de termijn ingekort worden tot minimum vijftien dagen. De aanbestedende overheid moet kunnen aantonen dat de naleving van de minimumtermijn (dertig dagen) werkelijk ondoelmatig zou zijn.
Let op: indien achteraf blijkt dat onterecht dringende redenen werden ingeroepen voor de inkorting van de termijn tot vijftien dagen, dan kan dit de regelmatigheid van de gunningsbeslissing aantasten (voor zover de partij die zich benadeeld acht een belang kan aantonen), met het risico dat de volledige procedure dient te worden overgedaan.
(2) Termijn voor ontvangst van de offertes
Bij een nietopenbare procedure mag de termijn voor ontvangst van de offertes niet korter zijn dan dertig dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de uitnodiging om een offerte in te dienen.
De termijn van dertig dagen mag echter ingekort worden tot tien dagen indien er een vooraankondiging werd gepubliceerd. Opnieuw moet die vooraankondiging alle noodzakelijke informatie bevatten over de overheidsopdracht en mag niet minder dan vijfendertig dagen en niet later dan twaalf maanden voorafgaand aan de verzendingsdatum van de aankondiging van de eigenlijke overheidsopdracht verzonden zijn.
De termijn van dertig dagen mag met vijf dagen worden ingekort als de offertes via het e-Tenderingplatform worden ingediend.
Als de aanbestedende overheid in de fase van de kandidatuurstelling (1) een beroep heeft gedaan op een versnelde bekendmaking, en het dus gaat om een dringende overheidsopdracht, is eveneens een inkorting mogelijk tot tien dagen.
Ook deze procedures worden in principe bekendgemaakt. Gegeven dat deze procedures zeer gelijklopend zijn aan de niet-openbare procedures, maar dan met een mogelijkheid om over de ingediende offertes te onder handelen, moet ook hier een onderscheid worden gemaakt tussen de termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming (1) en de termijn voor ontvangst van de offertes (2).
(1) Termijn voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming
De termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming bedraagt ten minste dertig dagen te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht. Een inkorting tot minimum vijftien dagen is mogelijk als het gaat om een dringende situatie die ertoe leidt dat het niet haalbaar is de standaardtermijn van dertig dagen te respecteren.
(2) Termijn voor de ontvangst van de offertes
De termijn voor ontvangst van de eerste offertes bedraagt ten minste dertig dagen te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging. Volgende inkortingen zijn mogelijk:
Bij de VOMB bedraagt de termijn voor ontvangst van de offertes tenminste tweeëntwintig dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht. Voor een VOMB zijn volgende inkortingen van de publicatietermijn mogelijk:
Niets belet een onderneming om, met het oog op de mogelijke indiening van een aanvraag tot deelneming of offerte, toelichting te vragen bij een overheidsopdracht, zelfs als die mogelijkheid (bv. in de vorm van informatiesessies) niet uitdrukkelijk is opgenomen in het bestek. Om elke schijn van partijdigheid te vermijden, is het aangewezen om dat soort contacten zoveel mogelijk schriftelijk te laten verlopen.
Om de gelijkheid te garanderen, dienen alle antwoorden op deze vragen bovendien toegankelijk te worden gemaakt voor alle kandidaten/ inschrijvers, eventueel via een terechtwijzend bericht, ook een recht zettingsbericht genaamd, (mogelijk gekoppeld aan een verdaging van de uiterste ontvangstdatum). De gelijke behandeling van de kandidaten/ inschrijvers dient immers steeds gewaarborgd te worden.
In bepaalde gevallen zal de aanbestedende overheid de termijnen voor de aanvragen tot deelneming of voor ontvangst van de offertes moeten verlengen. Ter zake moeten volgende situaties worden onderscheiden:
(1) als een opdrachtnemer tijdig aanvullende informatie heeft aangevraagd, maar de aanbestedende overheid is er niet in geslaagd deze te verstrekken uiterlijk zes dagen voor de uiterste ontvangstdatum van de offertes, dan moet de uiterste ontvangstdatum met vier dagen worden uitgesteld.
(2) als via een terechtwijzend bericht het bestek aanzienlijk wordt gewijzigd. In dergelijk geval zal de aanbestedende overheid een termijn moeten geven die evenredig is aan het belang van de informatie of de wijziging.183 Voor punten (1) en (2), zie artikel 59, §3, Overheidsopdrachtenwet 2016.
(3) als de aanbestedende overheid een officiële bekendmaking (nl. de aankondiging) wenst te verbeteren of aan te vullen, dan moet zij een terechtwijzend bericht (TWB) publiceren conform het geëigende publicatieformulier:
(4) als de aanbestedende overheid kennis heeft gekregen van de onbeschikbaarheid van de e-Tenderingapplicatie, kan zij beslissen de uiterste datum en uur voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming of de offertes te verdagen. Als zij daartoe beslist, moet de verdaging minstens acht dagen bedragen voor de overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde van de Europese drempels bereikt of overschrijdt en minstens zes dagen voor de overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde onder deze drempels blijft.185 Artikel 57 KB Plaatsing 2017.
